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Dokumentenidentifikation DE10064627B4 12.02.2004
Titel Verfahren und System für die Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten in einem Datenübertragungssystem
Anmelder International Business Machines Corp., Armonk, N.Y., US
Erfinder Ruppert, Werner, 71101 Schönaich, DE;
Schneidt, Gerhard, 72119 Ammerbuch, DE
Vertreter Teufel, F., Dipl.-Phys., Pat.-Anw., 70569 Stuttgart
DE-Anmeldedatum 22.12.2000
DE-Aktenzeichen 10064627
Offenlegungstag 09.08.2001
Veröffentlichungstag der Patenterteilung 12.02.2004
Veröffentlichungstag im Patentblatt 12.02.2004
IPC-Hauptklasse G06F 15/173

Beschreibung[de]
Gebiet der Erfindung

Die Erfindung bezieht sich auf ein Verfahren und System für die Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten in einem Datenübertragungssystem.

Hintergrund der Erfindung

Eine zunehmende Anzahl von E-Mail-Systemen unterstützt Standards, bei denen der eigentliche Nachrichtenteil der E-Mail nicht nur einen Datenblock mit reinem ASCII-Text, sondern so genannte "Anhänge" (Attachments) unterschiedlicher Art enthalten kann.

In einfachen E-Mail-Systemen rufen die Empfänger ihre E-Mail mit derartigen Anhängen von einem Nachrichtenserver ab, wobei die gesamte Nachricht aus dem Nachrichtenserver gelöscht wird und der Anhang von der Nachricht getrennt und auf der Arbeitsstation des Empfänger gespeichert werden kann. Komplexere Arbeitsgruppen-Software wie beispielsweise Lotus Notes (eingetragene Marke) oder Microsoft (eingetragene Marke) Exchange speichern E-Mails in Serverdatenbanken und ermöglichen den Empfängern, entweder direkt auf dem Server zu arbeiten oder die Serverdaten auf der Arbeitsstation des Empfängers nachzubilden und von dort zu arbeiten. Wenn die Empfänger mit Nachbildungen (Replication) ihrer Nachrichtendatenbanken arbeiten, werden große Anhänge oft als unpraktisch empfunden, da sie bei der Nachbildung an den Empfänger übertragen werden. Dies gilt insbesondere für Empfänger, die mit mobilen Computern mit einer langsamen Datenübertragungsleitung zu einem Nachrichtenserver arbeiten. Nachdem die E-Mail mit dem Anhang den Empfänger erreicht hat, ermöglichen diese Systeme den Empfängern, die Anhänge von Hand zu trennen. Auch nach der Trennung ist der ursprüngliche Anhang jedoch noch in der E-Mail enthalten. Wenn der Empfänger nicht möchte, dass der Anhang in einer Antwort enthalten ist, muss er ihn von Hand aus der E-Mail entfernen.

In Lotus Notes können ferner Verknüpfungen in Lotus Notes-Dokumenten; z.B. E-Mails, aufgenommen werden. Diese Verknüpfungen müssen jedoch von Hand hergestellt werden und sind im Gegensatz zu Anhängen, die einen beliebigen Dateityp aufweisen und z.B. eine Grafik-, Textverarbeitungs- oder Multimediadatei sein können, nur für Lotus Notes-Dokumente möglich, die sich beispielsweise in Lotus Notes-Datenbanken befinden.

Ein E-Mail-System mit einer Verarbeitung von Anhängen wird in der US-Patentschrift 5 903 723 beschrieben. Darin werden Anhänge nicht zusammen mit der E-Mail verschickt. Statt dessen wird ein Anhangsverweis verwendet. Der Verweis zeigt zur Speicherstelle des Anhangs, die sich möglichst nahe beim Sender der E-Mail befindet. Mit diesem Ansatz wird die Übertragungszeit für den sendenden Server reduziert, sofern der Empfänger nie versucht, den Anhang der E-Mail zu lesen. Dies ist eindeutig nicht im Interesse des Senders und entspricht nicht den statistischen Durchschnittswerten zur E-Mail-Nutzung, da die Mehrzahl der Anhänge mindestens einmal von jedem Empfänger geöffnet wird. Wenn die E-Mail vor Erreichen des Empfängers weitere Stellen (z.B. Verteilerstellen) durchlaufen muss, fertigt möglicherweise jede folgende Verteilerstelle weitere Kopien des Anhangs an und ändert den Anhangsverweis eventuell wie erforderlich, so dass er zur letzten Speicherstelle der Kopie des Anhangs zeigt, oder lässt den Anhangsverweis gegebenenfalls unberührt. Die Gesamtkosten für Übertragung und Speicherung der Anhangsdatei sind vergleichsweise hoch, vorausgesetzt die Mehrzahl der Empfänger liest den Anhang., da in diesem Fall weitere Prozesse ausgeführt werden müssen, um bis zum Sender zurückzugehen und den Anhang von dort zu holen. Auf diese Weise benötigt der Empfänger deutlich länger, um die Anhänge zu lesen. Der Abruf eines Anhangs in einem derartigen System kann recht kompliziert sein, wenn der Anhang auf dem Personalcomputer des Senders oder in einer Verteilerstelle am Standort des Senders gespeichert ist. So kann es z.B. schwierig sein sicherzustellen, dass alle Empfänger des angehängten Verweises für einen Fernzugriff auf die beim Sender gespeicherten Anhänge berechtigt sind.

Ein weiteres E-Mail-System mit einer Verarbeitung von Anhängen wird in der US-Patentschrift 6,009,462 A beschrieben. Darin werden Anhänge von E-Mails bevor sie zum Adressaten gelangen in einem dazwischengeschalteten E-Mail-Service-System von der E-Mail abgetrennt und dort gespeichert. Statt des Anhangs erhält der Empfänger einen mit der E-Mail verbundenen Anhangsverweis. Der Verweis zeigt zur Speicherstelle des Anhangs. Diese ist bei dem E-Mail-Service-System. Die Speicherung der Anhänge erfolgt an jedem solchen E-Mail-Service-System, so dass bei einer Mehrzahl solcher Systeme im Datenübertragungssystem ebenso viele Anhangsspeicherstellen existieren. Dabei kann es vorkommen, wenn eine E-Mail an viele Empfänger verschickt wird, dass deren Anhang gleichzeitig an verschiedenen E-Mail-Service-Systemen gespeichert wird.

Die Speicherung gleicher Anhänge mehrere Male in dem Datenübertragungssystem hat den Nachteil, dass insgesamt für die abgetrennten Anhänge sehr viel Speicherplatz und Verwaltungslogik benötigt wird.

Aufgabe der Erfindung

Es ist daher eine Aufgabe der vorliegenden Erfindung, ein verbessertes Verfahren und System für die Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten in einem Datenübertragungssystem bereitzustellen.

Zusammenfassung der Erfindung

Diese und andere Aufgaben der Erfindung werden durch ein Verfahren und System gemäß den unabhängigen Ansprüchen gelöst.

Gemäß der vorliegenden Erfindung wird in einem Datenübertragungssystem mit einer oder mehreren dazwischen geschalteten Empfangsvorrichtungen ein jeder Anhang einer E- Mail-Nachricht in der dazwischen geschalteten Empfangsvorrichtung getrennt und gespeichert. Des Weiteren wird der Anhang durch einen Verweis auf den gespeicherten Anhang ersetzt, bevor die E-Mail-Nachricht an den Empfänger weitergeleitet wird.

Darüber hinaus wird ein System für die Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten gemäß dem beschriebenen Verfahren bereitgestellt.

In einer bevorzugten Ausführungsform der vorliegenden Erfindung werden die Anhänge durch eine Vorrichtung zur Verarbeitung von Anhängen getrennt und in eine Server-Anhangsdatenbank kopiert, die für alle dazwischen geschalteten Empfangsvorrichtungen auf der Empfangsseite zugänglich ist, vorzugsweise auf dem dazwischen geschalteten Server. Außerdem werden Zugangsbedingungen definiert dergestalt, dass alle Empfänger des angehängten Verweises dazu berechtigt sind, auf ihre Anhänge zuzugreifen. Bei einer entsprechenden Anforderung durch den Empfänger wird der gespeicherte Anhang an den Empfänger übertragen.

In einem E-Mail-System unter Verwendung der vorliegenden Erfindung muss ein Anhang nicht für jeden Empfänger auf dem empfangenden Server mehrfach gespeichert werden. Pro Anhang wird lediglich eine Kopie in der Server-Anhangsdatenbank gespeichert. Die an die Empfänger übertragenen E-Mails umfassen nur den Verweis. Wenn eine E-Mail mit Anhang an mehrere Empfänger auf demselben empfangenden Server geschickt wird, erhalten alle Empfänger eine E-Mail mit einem Verweis auf dieselbe Kopie des Anhangsdokuments. Die Leistungsfähigkeit des Systems zur Verarbeitung von Anhängen kann weiter verbessert werden, wenn mehrere empfangende Server, die räumlich nahe beieinander liegen, dieselbe Anhangsdatenbank gemeinsam nutzen. In Fällen, bei denen die Empfänger mit Kopien ihrer Nachrichtendatenbanken arbeiten, müssen sie beim Kopieren die Anhänge nicht in ihre lokalen Nachrichtendatenbanken übertragen.

Ein E-Mail-System unter Verwendung der vorliegenden Erfindung kann auch dann erfolgreich betrieben werden, wenn die Senderseite nicht weiß, ob ein System zur Verarbeitung von Anhängen auf der Empfängerseite vorhanden ist, da keine Vorbedingungen für die eingehende E-Mail gelten. Wenn andererseits ein Benutzer des E-Mail-Systems unter Verwendung der vorliegenden Erfindung eine E-Mail an einen Benutzer eines anderen E-Mail-Systems sendet, treten auch hier keine Probleme auf, da das System zur Verarbeitung von Anhängen nur auf der Empfängerseite arbeitet. Wenn ein Benutzer des E-Mail-Systems unter Verwendung der vorliegenden Erfindung auf eine empfangene E-Mail, die einen Anhang enthalten hat (der dann durch einen Verweis ersetzt wurde), antwortet, beinhaltet die ausgehende E-Mail vorzugsweise nur den Verweis und zeigt dem Empfänger (z.B. dem ursprünglichen Sender des Anhangs) so an, dass der Anhang ersetzt wurde. Alternativ kann in derartigen Fällen der Verweis entweder von Hand oder automatisch vom Sender bzw. vom sendenden System gelöscht werden.

Die vorliegende Erfindung kann in verschiedenen Typen von bekannten E-Mail-Systemen realisiert werden. So kann sie z.B. in einem Lotus Notes-System realisiert werden, wobei Verweise erzeugt werden, die Ähnlichkeiten mit den bekannten Verknüpfungen in Lotus Notes aufweisen. Dabei werden die neuen Verweise nicht von Hand erzeugt. Stattdessen werden die Verweise automatisch erzeugt, um die Anhangsdateien in E-Mails zu ersetzen, und können sich auf alle Arten von Dokumenten beziehen.

Bei Verwendung der vorliegenden Erfindung bleibt der Anhang der E-Mail immer so nahe wie möglich am Standort des Empfängers. Änderungen der Komponenten für die E-Mail-Verarbeitung auf der Senderseite und im Datenübertragungsnetzwerk sind nicht erforderlich. Das neue Konzept der Verwendung von Anhangsdatenbanken auf der Empfängerseite und die neue Vorrichtung zur Verarbeitung von Anhängen verhindern die Speicherung und Übertragung redundanter Daten. Dies führt zu erheblichen Einsparungen bei Übertragungskosten, Festplattenspeicherplatz und Übertragungszeit. Aus diesem Grund ist die vorliegende Erfindung äußerst nützlich, wenn E-Mails mit Anhängen an mehrere Empfänger gesendet werden. Da Anhänge automatisch in der Anhangsdatenbank des Servers gespeichert werden, bleiben sie auch dann erhalten, wenn die ursprüngliche E-Mail versehentlich gelöscht wurde.

Kurze Beschreibung der Zeichnungen

1 zeigt ein E-Mail-System gemäß einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung,

2 ist ein Flussdiagramm, das die Funktionsweise eines Mittels zur Verarbeitung von Anhängen gemäß einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung beschreibt,

3 zeigt den Inhalt einer E-Mail mit Anhang gemäß einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung,

4 zeigt den Inhalt einer E-Mail mit einer Dokumentenverknüpfung gemäß einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung,

5 zeigt den Inhalt einer Serveranhangsdatenbank gemäß einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung,

6 ist ein Flussdiagramm, das die Funktionsweise eines Mittels zum Kopieren von Anhängen gemäß einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung beschreibt.

Ausführliche Beschreibung der Erfindung

Eine E-Mail (von engl. Electronic Mail, elektronischer Brief) gemäß der vorliegenden Erfindung ist eine elektronische Nachricht, die von einem Computer (oder einer beliebigen anderen Vorrichtung, die für das Senden einer derartigen Nachricht geeignet ist) an einen anderen Computer (oder eine beliebige andere Vorrichtung, die für das Empfangen einer derartigen Nachricht geeignet ist) gesendet wird. Diese Computer können z.B. über lokale oder globale Netzwerke und/oder über Modems unter Verwendung von Telefonleitungen oder anderen Mitteln miteinander verbunden sein. Im Rahmen der Beschreibung der vorliegenden Erfindung wird davon ausgegangen, dass die E-Mail von einem System mit einer so genannten Client-/Server-Architektur empfangen wird.

1 zeigt ein E-Mail-System 100 gemäß einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung. Da für die vorliegende Erfindung der Empfangsvorgang von Belang ist, wird der eine E-Mail 10 verschickende Sender 101 nur angedeutet. Einzelheiten zum Sender 101 und etwaige weitere Stellen zwischen dem Sender 101 und der Empfängerseite, z.B. der sendende Server, Verteilerstellen usw. auf der Senderseite, sind nicht abgebildet.

Das E-Mail-System 100 besteht vorzugsweise aus mindestens einem empfangenden Server 102 und mindestens einem Client 110. Der empfangende Server 102 umfasst Client-Nachrichtendatenbanken 103 für jeden Client 110. Zur besseren Übersichtlichkeit sind in 1 jedoch nur ein Client 110 und nur eine Client-Nachrichtendatenbank 103 in dem empfangenden Server 102 abgebildet.

Der empfangende Server 102, z.B. ein AS/400*- oder System/390*- oder RS/6000*-System von IBM* kann z.B. über verdrahtete oder drahtlose Datenübertragungswege mit den Clientsystemen 110 verbunden sein, bei denen es sich beispielsweise um Arbeitsstationen, Personalcomputer oder tragbare Computer handeln kann. Weiter ist darauf hinzuweisen, dass nicht alle Teile des empfangenden Servers 102 und des Clientsystems 110 in 1 dargestellt sind.

Auf dem empfangenden Server 102 befindet sich ein Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen. Das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen ist vorzugsweise als ein Softwareprogramm ausgeführt, z.B. als integrierter Bestandteil der Nachrichtenserversoftware unter Realisierung einer bestimmten Funktionalität. Das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen wird vorzugsweise während des Betriebs des empfangenden Servers 102 ausgeführt, wobei seine Funktionalität automatisch immer dann ausgeführt wird, wenn eine eingehende E-Mail 10 bei dem empfangenden Server 102 eintrifft. Das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen ist vorzugsweise so realisiert, dass es z.B. vom Systemverwalter des empfangenden Servers 102 vorübergehend oder dauerhaft abgeschaltet werden kann.

Außerdem befindet sich gemäß der vorliegenden Erfindung eine Serveranhangsdatenbank 105 auf dem empfangenden Server 102. Dabei ist die Serveranhangsdatenbank 105 mit dem Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen verbunden bzw. kann damit verbunden werden. In einer anderen Ausführungsform der vorliegenden Erfindung kann die Serveranhangsdatenbank 105 z.B. auf einer anderen physischen Maschine untergebracht sein, die sich in der Nähe des empfangenden Servers 102 befindet, wobei die spezifische physische Speicherstelle der Serveranhangsdatenbank 105 für die Erfindung nicht von Belang ist. Es ist jedoch zu beachten, dass die Serveranhangsdatenbank 105 logisch zu dem empfangenden Server 102 gehört.

2 ist ein Flussdiagramm, das die Funktionsweise eines Mittels 104 zur Verarbeitung von Anhängen gemäß einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung beschreibt. Immer dann, wenn eine E-Mail 10 bei dem empfangenden Server 102 eintrifft, beginnt das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen in Schritt 201 seinen Betrieb und prüft die eingehende E-Mail 10 in Schritt 202 auf Anhänge. Wenn keine Anhänge vorhanden sind, fährt der empfangende Server 102 damit fort, die empfangene E-Mail 10 in Schritt 203 an die Empfänger weiterzuleiten, indem er z.B. die E-Mail 10 in die Client-Nachrichtendatenbanken 103 der betreffenden Empfänger stellt. Wenn die empfangene E-Mail 10 Anhänge enthält, liest das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen in Schritt 204 die Liste der Empfänger, z.B. eine Liste der E-Mail-Adressen.

Der Inhalt einer E-Mail 10, bestehend aus dem eigentlichen Nachrichtenteil 310 der E-Mail und einem Anhang 300, ist in 3 dargestellt.

Danach trennt das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen in

2, Schritt 205, alle angehängten Dateien 300 und speichert sie z.B. auf der Festplatte 106 des empfangenden Servers oder auf einer beliebigen anderen Speichervorrichtung, auf die das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen Zugriff hat, und erzeugt so Kopien der angehängten Dateien 300. Nachdem die angehängte Datei 300 getrennt wurde, erzeugt das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen in Schritt 206 eine Kennung (Anhangskennung) für den Anhang 300. Zu diesem Zweck liest das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen den Namen der angehängten Datei 300 sowie Datum und Uhrzeit, zu der die angehängte Datei 300, z.B. ein Textdokument, ursprünglich beispielsweise mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt worden war. Unter Verwendung von Dateiname und Datum und Uhrzeit der Erstellung erzeugt das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen die Anhangskennung für den Anhang 300. Die Anhangskennung kann auch unter Verwendung anderer Daten aus der Anhangsdatei erzeugt werden, die zur Kenntlichmachung des Anhangs geeignet sind, z.B. Dateigröße des Anhangs oder Daten des elektronischen Fingerabdrucks. Im nächsten Schritt 207 prüft das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen die Serveranhangsdatenbank 105 darauf, ob in der Serveranhangsdatenbank ein Dokument mit derselben Anhangskennung vorhanden ist. Wenn ein derartiges Dokument nicht vorhanden ist, d.h., wenn die Anhangskennung neu ist, erzeugt das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen in Schritt 208 ein neues Serveranhangsdatenbank-Dokument in der Serveranhangsdatenbank 105, indem es beispielsweise einen entsprechenden Standardbefehl des Datenbanksystems verwendet. Danach fügt das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen in Schritt 209 die erzeugte Anhangskennung in das Serveranhangsdatenbank-Dokument ein und hängt die getrennte Datei 300 in Schritt 210 daran an. In einem nächsten Schritt 211 ermöglicht das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen es den Empfängern der E-Mail 10, auf das neue Serveranhangsdatenbank-Dokument zuzugreifen. Dies kann z.B. durch die Erzeugung einer Zugriffskontrollliste (Access Control List, ACL), die auf der Liste der Empfänger basiert, oder durch die Erzeugung eines entsprechenden Eintrags in einer Berechtigungsdatenbank geschehen. Danach ersetzt das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen in Schritt 212 den Anhang 300 in der E-Mail 10 durch eine Dokumentverknüpfung mit dem neuen Serveranhangsdatenbank-Dokument.

4 zeigt eine E-Mail 10, die anstelle des Anhangs 300 eine derartige Dokumentverknüpfung 400 umfasst.

Wie in 2 dargestellt, aktualisiert in Fällen, bei denen ein Serveranhangsdatenbank-Dokument mit derselben Anhangskennung vorhanden ist, das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen in Schritt 213 die betreffende ACL und ersetzt in Schritt 212 den Anhang 300 in der E-Mail durch einen Verweis auf das bereits bestehende Serveranhangsdatenbank-Dokument. Der Verweis kann eine Verknüpfung 400 wie beispielsweise eine in Hypertextdokumenten verwendete Verknüpfung oder ein beliebiger anderer geeigneter Verweis auf das Serveranhangsdatenbank-Dokument sein. In einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung ist die Verknüpfung 400 durch ein Symbol dargestellt, das dem Benutzer direkten Zugriff aus der E-Mail heraus auf den Anhang 300 ermöglicht. Der Schritt des Ersetzens findet vorzugsweise nur dann statt, wenn eine Prüfung der vorherigen (nicht abgebildeten) Schritte erfolgreich war. Die oben beschriebene Vorgehensweise wird für jeden Anhang 300 durchgeführt (siehe Schritt 214). Wenn alle Anhänge 300 verarbeitet wurden, löscht das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen die Dateien, die in Schritt 215 getrennt wurden, z.B.

von der Festplatte 106 des Servers. Schließlich stellt das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen die resultierende E-Mail 10 in alle Nachrichtendatenbanken 103 des Empfängers auf dem empfangenden Server 102, mit denen das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen verbunden ist.

5 zeigt den Inhalt einer Serveranhangsdatenbank 105 gemäß einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung. Die Serveranhangsdatenbank 105 umfasst Serveranhangsdatenbank-Dokumente, wobei ein jedes derartiges Dokument 500 vorzugsweise aus der Anhangskennung 501, die in Schritt 206 aus dem Namen 510 und dem Erstellungsdatum 511 sowie der Erstellungszeit 512 der getrennten Datei 300 erzeugt wurde, sowie aus der Datei 300 besteht, die in Schritt 205 getrennt und danach in Schritt 210 an das Serveranhangsdatenbank-Dokument 500 angehängt wurde.

In einer bevorzugten Ausführungsform der vorliegenden Erfindung kann die Prüfung auf ein bestehendes Serveranhangsdatenbank-Dokument 500 dahingehend modifiziert werden, dass zunächst nach dem Dateinamen 510 gesucht wird und anschließend das Datum 511 und die Uhrzeit 512 aller Treffer mit den entsprechenden Daten aus dem neuen Anhang 300 verglichen werden. Schritt 212 aus 2 wird dann so modifiziert, dass z.B. ein derartiger Anhang 300 durch mehrere Verknüpfungen 400 zu allen Serveranhangsdatenbank-Dokumenten 500 ersetzt werden kann, die denselben Dateinamen 510 in der Anhangskennung 501 enthalten, wobei beispielsweise eine chronologische Reihenfolge eingehalten wird. Diese Ausführungsform der Erfindung ist vorteilhaft für die Verarbeitung mehrerer Versionen eines Anhangs.

Die vorliegende Erfindung kann vorzugsweise auf Systeme angewendet werden, bei denen Clients mit einer Nachbildung der Client-Nachrichtendatenbank 103 arbeiten, da derartige Clients vorzugsweise E-Mails ohne Anhang 300 empfangen, wodurch die Nachbildungszeit erheblich verkürzt wird. Bei Einsatz eines E-Mail-Systems 100 unter Verwendung der vorliegenden Erfindung muss der Client nicht über eine dauerhafte lokale Kopie des Anhangs 300 verfügen, um diese lesen zu können. Wenn der Client einen Anhang 300 lesen möchte, wird der Anhang 300 lediglich als flüchtige Nur-Lese-Kopie in den Speicher des Clientsystems 110 geladen. Dies kann z.B. durch ein Mittel zum Anzeigen von Anhängen (nicht abgebildet) erfolgen, das vorzugsweise in dem Client-Nachrichtendatenbanksystem 103 realisiert ist und auf die Serveranhangsdatenbank 105 zugreifen kann.

In einer bevorzugten Ausführungsform der vorliegenden Erfindung wird ein weiteres Mittel, das als Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen bezeichnet wird, eingeführt. Das Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen ist vorzugsweise als ein zum Client gehöriges Softwareprogramm, z.B. als Teil der Client-Nachrichtendatenbanksoftware 103 unter Realisierung einer bestimmten Funktionalität, ausgeführt, die darin besteht, dem Empfänger persönliche Kopien der Anhänge 300 bereitzustellen.

Das Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen wird vom Empfänger vorzugsweise von Hand über eine Aktionsschaltfläche 401 aufgerufen, die in seiner E-Mail-Software realisiert ist, z.B. "Persönliche Kopie abrufen". Dies kann z.B. dann erfolgen, wenn der Empfänger die von seiner Client-Nachrichtendatenbank 103 empfangene E-Mail anzeigt und darin eine oder mehrere Verknüpfungen 400 feststellt. Alternativ führt das Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen z.B. über eine benutzerdefinierte Einstellung seine Funktionalität automatisch für alle Verknüpfungen 400 einer jeden eingehenden E-Mail aus (automatischer Abruf aller Anhänge). Der automatische Abruf wird vorzugsweise während der Nachbildung der Client-Nachrichtendatenbank 103 ausgeführt.

6 zeigt die Funktionsweise des Mittels 111 zum Kopieren von Anhängen gemäß einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung. Bei jedem Start dieser Prozedur in Schritt 601, d.h. bei der Ausführung des Mittels 111 zum Kopieren von Anhängen, folgt das Mittel 111 in Schritt 602 der ausgewählten Verknüpfung 400 (oder – bei der automatischen Ausführung – allen Verknüpfungen) zu dem betreffenden Serveranhangsdatenbank-Dokument 500. Danach kopiert das Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen in Schritt 603 dieses Dokument 500 aus der Serveranhangsdatenbank 105 in eine lokale Clientanhangsdatenbank 112. Die Clientanhangsdatenbank 112 ist vorzugsweise als Teil der Client-Nachrichtendatenbank 103 ausgeführt. In einer weiteren Ausführungsform ist die Clientanhangsdatenbank 112 als eine separate Datenbank auf dem Clientsystem 110 ausgeführt. Schließlich aktualisiert das Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen in Schritt 604 die verfolgten Verknüpfungen so, dass sie auf den betreffenden Clientanhangsdatenbank-Dokumente verweisen.

In einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung umfasst das Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen zusätzlich die Funktionalität, die vom Mittel zum Anzeigen von Anhängen wie oben beschrieben bereitgestellt wird, z.B. für den Fall, dass. Empfänger nur das Mittel 111 zum Kopieren von Anhängen verwendet und entscheiden kann, ob er den Anhang 300 nur aus der Serveranhangsdatenbank 105 liest oder den Anhang in die Clientanhangsdatenbank 112 seines Systems 110 kopiert, indem er z.B. auf die entsprechenden Aktionsschaltflächen 401, 402 der E-Mail-Software klickt.

In einer bevorzugten Ausführungsform der vorliegenden Erfindung werden die Anhänge 300 in der Serveranhangsdatenbank 105 für eine bestimmte Zeitspanne gespeichert, die vom Verwalter des E-Mail-Systems festgelegt werden kann, und nach Ablauf dieser Zeitspanne automatisch gelöscht (Datenbankpflege). Für die Clientanhangsdatenbank 112 kann der Benutzer des Clientsystems 110 seine eigene Speicherdauer vorzugsweise selbst festlegen. Wenn diese Zeitspanne überschritten ist, wird eine Liste der abgelaufenen Anhänge angezeigt, und der Benutzer wird gefragt, ob sie gelöscht werden können.

Im Folgenden wird ein E-Mail-System 100 unter Verwendung der vorliegenden Erfindung mit einem E-Mail-System nach dem Stand der Technik verglichen. Dazu wird angenommen, dass sowohl Sender als auch Empfänger mit einer Nachbildung der Nachrichtendatenbank arbeiten, bei der es sich z.B. um die normale Lotus Notes-Konfiguration handelt, insbesondere bei der Arbeit auf einem tragbaren Computer. Eine Clientanhangsdatenbank wird nicht verwendet.

Wenn in einem E-Mail-System nach dem Stand der Technik der Sender eine E-Mail mit Anhang an einen Empfänger sendet, wird der Anhang in der Nachrichtendatenbank des Senders auf dem sendenden Server und in ihrer lokalen Nachbildung gespeichert. Die E-Mail wird zusammen mit dem Anhang an den Server des Empfängers übertragen und in der Nachrichtendatenbank des Empfängers auf dem Server sowie in ihrer lokalen Nachbildung gespeichert. Wenn der Empfänger auf diese E-Mail antwortet, ohne den Anhang von Hand zu löschen, z.B. unter Verwendung einer Funktion "Antwort mit Historie", mit der die ursprüngliche Nachricht in der neuen Nachricht enthalten ist, wird die E-Mail mit dem Anhang ein zweites Mal in der Nachrichtendatenbank des Empfängers und in ihrer lokalen Nachbildung gespeichert und zurück an den Sender übertragen. Die Antwort mit dem Anhang wird außerdem erneut in der Nachrichtendatenbank des Senders und in ihrer lokalen Nachbildung gespeichert. Dies bedeutet, dass ein Anhang pro Übertragung zwei Mal auf der Senderseite und zwei Mal auf der Empfängerseite gespeichert wird. Wenn die ursprüngliche E-Mail mit Anhang an mehrere Empfänger gesendet wird, multipliziert sich die Anzahl der gespeicherten Kopien mit der Zahl der Empfänger selbst dann, wenn alle Empfänger auf ein und demselben Server liegen. Der gesamte benötigte Speicherplatz (Sender und Empfänger) berechnet sich wie folgt:

2 (1+n) m·Dateigröße der Anhänge

wobei n die Anzahl der Empfänger und m die Anzahl der Übertragungen bezeichnet.

Wenn ein Sender 101 eine E-Mail 10 mit Anhang 300 an einen Empfänger mit einem E-Mail-System 100 unter Verwendung einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung sendet, wird der Anhang 300 in der Nachrichtendatenbank des Senders auf dem sendenden Server und in ihrer lokalen Nachbildung gespeichert (nicht in 1 abgebildet). Die E-Mail 10 wird mit dem Anhang 300 an den Server 102 des Empfängers übertragen. In dem empfangenden Server 102 trennt das Mittel 104 zur Verarbeitung von Anhängen den Anhang 300, legt ihn in der Serveranhangsdatenbank 104 ab und ersetzt den Anhang 300 in der E-Mail durch eine Dokumentverknüpfung 400 zu dem Serveranhangsdatenbank-Dokument 300 in der Serveranhangsdatenbank 105. Die E-Mail mit der Verknüpfung 400 wird in der Nachrichtendatenbank 103 des Empfängers und in ihrer lokalen Nachbildung gespeichert. Auf diese Weise wird nur eine Kopie des Anhangs am Standort des Empfängers gespeichert. Wenn sich mehrere Empfänger auf ein und demselben Server 102 befinden, empfangen alle Empfänger eine E-Mail mit einer Verknüpfung 400 zu derselben Kopie 500 des angehängten Dokuments. Daher multipliziert sich die Zahl der gespeicherten Kopien nur mit der Anzahl der empfangenen Serveranhangsdatenbanken 105. Wenn der Empfänger antwortet, z.B. unter Verwendung einer Funktion "Antwort mit Historie", wird die E-Mail mit der Verknüpfung 400 zurück an den Sender übertragen, und unnötige Übertragungen des Anhangs 300 sowie wiederholtes Speichern von Kopien des Anhangs werden automatisch vermieden. Der gesamte benötigte Speicherbedarf (Sender und Empfänger) berechnet sich dann wie folgt:

(2+x)·Dateigröße der Anhänge

wobei x die Anzahl der Serveranhangsdatenbanken bezeichnet.

Mit zunehmender Anzahl der Übertragungen zwischen dem Sender und dem Empfänger nimmt der Nutzen des Systems zur Verarbeitung von Anhängen gemäß der vorliegenden Erfindung rapide zu.

Die Anzahl der Serveranhangsdatenbanken 105 kann optimiert werden, wenn mehrere empfangende Server 102, die z.B. räumlich nahe beieinander liegen, dieselbe Serveranhangsdatenbank 105 nutzen.

Die vorliegende Erfindung kann z.B. in vorhandenen E-Mail-Systemen wie beispielsweise Lotus Notes realisiert werden. Es ist jedoch darauf hinzuweisen, dass zur Ausführung der vorliegenden Erfindung das System, das die vorliegende Erfindung verwendet, nicht notwendigerweise in der Lage sein muss, E-Mails zu versenden. Die vorliegende Erfindung kann ebenso gut in Systemen realisiert werden, die ausschließlich E-Mails empfangen.

Die vorliegende Erfindung kann in Hardware, Software oder in einer Kombination aus Hardware und Software realisiert werden. Die Erfindung kann sowohl auf zentrale Art und Weise in einem Computersystem als auch auf verteilte Art und Weise realisiert werden, wobei verschiedene Elemente auf mehrere, miteinander verbundene Computersysteme verteilt sind. Sämtliche Arten von Computersystemen – oder anderweitige Mechanismen, die für die Ausführung der hier beschriebenen Verfahren geeignet sind – können verwendet werden. Eine typische Kombination aus Hardware und Software wäre ein universelles Computersystem mit einem Computerprogramm, das, wenn es geladen und ausgeführt wird, das Computersystem so steuert, dass es die hier beschriebenen Verfahren ausführt. Die vorliegende Erfindung kann außerdem in ein Computerprogrammprodukt eingebettet werden, das alle Merkmale umfasst, die die Ausführung der hier beschriebenen Verfahren ermöglichen, und das, wenn es in ein Computersystem geladen wird, diese Verfahren ausführen kann. Computerprogramm-Mittel bzw. Computerprogramm bedeutet in diesem Zusammenhang jeglichen Ausdruck in einer beliebigen Sprache, einem beliebigen Code bzw. einer beliebigen Schreibweise einer Gruppe von Anweisungen, die ein System, das über eine Informationsverarbeitungsfähigkeit verfügt, dazu veranlassen, eine bestimmte Funktion entweder direkt auszuführen oder nachdem eine oder beide der folgenden Voraussetzungen gegeben sind a) Umwandlung in eine andere Sprache, einen anderen Code bzw. eine andere Schreibweise; b) Reproduktion in einer anderen materiellen Form.


Anspruch[de]
  1. Verfahren für die Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten in einem Datenverarbeitungssystem, das mehrere dazwischen geschaltete Empfangsvorrichtungen (102) umfasst, wobei jede mindestens einen Empfänger bedient, wobei das Verfahren die folgenden Schritte umfasst:

    – in der dazwischen geschalteten Empfangsvorrichtung (102) Trennen eines jeden Anhangs (300) in einer E-Mail-Nachricht und Speichern des Anhangs,

    – Ersetzen eines jeden Anhangs in der E-Mail-Nachricht (10) durch einen Verweis (400) auf den gespeicherten Anhang,

    – Weiterleiten der E-Mail-Nachricht (10) mit dem Verweis (400) von der dazwischen geschalteten Empfangsvorrichtung (102) an den in der E-Mail-Nachricht angegebenen Empfänger (10), gekennzeichnet durch den Schritt:

    – Kopieren von mindestens einem Anhang (300) in eine Anhangsdatenbank (105), die für alle dazwischen geschalteten Empfangsvorrichtungen (102) auf der empfangenden Seite (100) zugänglich ist.
  2. Verfahren nach Anspruch 1 mit dem weiteren Schritt des:

    – Definierens von Zugangsbedingungen der Art, dass der gespeicherte Anhang (300) für jeden Empfänger des betreffenden Verweises (400) zugänglich ist.
  3. Verfahren nach Anspruch 1, wobei der Anhang durch mehrere Verweise auf mehrere Versionen des Anhangs ersetzt wird.
  4. Verfahren nach Anspruch 1 mit dem weiteren Schritt:

    – Weiterleiten des gespeicherten Anhangs an den Empfänger bei einer entsprechenden Anforderung des Empfängers.
  5. System für die Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten in einem Datenübertragungssystem, das Folgendes umfasst:

    mehrere dazwischen geschaltete Empfangsvorrichtungen (102), wobei jede mindestens einen Empfänger bedient, wobei die dazwischen geschaltete Empfangsvorrichtung (102) eine Vorrichtung (104) zur Verarbeitung von Anhängen umfasst, die geeignet ist für

    das Trennen eines beliebigen Anhangs (300) in einer E-Mail-Nachricht (10) und das Speichern des Anhangs (300),

    das Ersetzen eines jeden Anhangs (300) in der E-Mail-Nachricht (10) durch einen Verweis (400) auf den gespeicherten Anhang, und

    das Weiterleiten der E-Mail-Nachricht (10) mit dem Verweis (400) von der dazwischen geschalteten Empfangsvorrichtung (102) an den in der E-Mail-Nachricht (10) angegebenen Empfänger, gekennzeichnet dadurch, dass

    das besagte Datenübertragungssystem eine erste Anhangsdatenbank (105) umfasst, die für alle dazwischen geschalteten Empfangsvorrichtungen (102) auf einer Empfangsseite (100) zugänglich ist und mit der Vorrichtung (104) zur Verarbeitung von Anhängen verbunden werden kann.
  6. System nach Anspruch 5, wobei sich die erste Anhangsdatenbank (105) bei einer dazwischen geschalteten Empfangsvorrichtung (102) befindet.
  7. System nach Anspruch 5, das weiter für mindestens einen der Empfänger eine Vorrichtung (111) zum Kopieren von Anhängen umfasst, die geeignet ist, den gespeicherten Anhang von der ersten Anhangsdatenbank (105) an den Empfänger zu übertragen.
  8. System nach Anspruch 5, das weiter eine zweite Anhangsdatenbank (112) umfasst, die mit der Vorrichtung (111) zum Kopieren von Anhängen verbunden werden kann.
  9. System nach Anspruch 5, wobei mindestens eine dazwischen geschaltete Empfangsvorrichtung (102) ein Server in einer Client-/Server-Architektur ist und mindestens einen Client des Empfängers (110) bedient.
  10. System nach Anspruch 8 und 9, wobei sich die zweite Anhangsdatenbank (112) bei dem Client (110) des Empfängers befindet.
  11. Computerprogrammprodukt, das direkt in den internen Speicher eines Computers geladen werden kann, das Softwarecodeteile für die Durchführung der Schritte nach Anspruch 1 umfasst, wenn das Produkt auf einem Computer ausgeführt wird.
  12. Computersystem, das einen internen Speicher umfasst, wobei das Computerprogrammprodukt nach Anspruch 11 geladen wird, sowie eine Ausführungsumgebung für die Ausführung des Verfahrens nach Anspruch 1.
Es folgen 5 Blatt Zeichnungen






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