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Dokumentenidentifikation DE102006006060A1 16.08.2007
Titel Verfahren und Anordnung zum Archivieren von Dokumentendaten sowie zum Ausgeben von in einem Archiv gespeicherten Dokumentendaten
Anmelder Océ Printing Systems GmbH, 85586 Poing, DE
Erfinder Schwier, Hartwig, 81677 München, DE
Vertreter Schaumburg, Thoenes, Thurn, Landskron, 81679 München
DE-Anmeldedatum 09.02.2006
DE-Aktenzeichen 102006006060
Offenlegungstag 16.08.2007
Veröffentlichungstag im Patentblatt 16.08.2007
IPC-Hauptklasse G06F 3/00(2006.01)A, F, I, 20060209, B, H, DE
IPC-Nebenklasse G06F 17/30(2006.01)A, L, I, 20060209, B, H, DE   
Zusammenfassung Die Erfindung betrifft ein Verfahren und eine Anordnung zum Archivieren von Dokumentendaten, bei dem ein Druckauftrag (12) zum Erzeugen eines Dokumentes erzeugt wird. Der Druckauftrag (12) weist Angaben über die zu archivierenden Dokumentendaten des Druckauftrags (12) auf. Zumindest ein Teil des Druckauftrags (12) und zumindest die zu archivierenden Dokumentendaten werden einem Output Management System (14) zugeführt. Die durch den Druckauftrag (12) festgelegten zu archivierenden Dokumentendaten werden vom Output Management System (14) zu einem Archivierungssystem (16) übertragen. Ferner betrifft die Erfindung ein Verfahren und eine Anordnung zum Ausgeben von in einem Archiv gespeicherten Dokumentendaten mit Hilfe mindestens eines Drucksystems (22a bis 22g) sowie jeweils ein Computerprogrammprodukt zum Ausführen der Verfahren und Datenträger zum Speichern der Computerprogrammprodukte.

Beschreibung[de]

Die Erfindung betrifft ein Verfahren und eine Anordnung zum Archivieren von Dokumentendaten, bei dem ein Druckauftrag zum Erzeugen eines Dokuments erzeugt wird. Ferner betrifft die Erfindung ein Verfahren und eine Anordnung zum Ausgeben von in einem Archiv eines Archivierungssystems gespeicherten Dokumentendaten oder von einem Dokumenten Management System (DMS) bereitgestellten Dokumentendaten mit Hilfe mindestens eines Drucksystems, bei dem die im Archiv eines Archivierungssystems gespeicherten Dokumentendaten eines zu druckenden Dokuments ausgewählt werden. Ferner betrifft die Erfindung ein Computerprogrammprodukt zum Ausführen eines erfindungsgemäßen Verfahrens mit Hilfe einer Datenverarbeitungsanlage sowie einen Datenträger zum Speichern des Computerprogrammprodukts.

Es sind Drucksysteme bekannt, bei denen Druckaufträge, die von Anwendungen erzeugt werden, einem Output Management System zugeführt werden, das diese Druckaufträge verwaltet und an geeignete Drucker zum Drucken des Druckauftrags weiterleitet.

In der Veröffentlichung „Das Druckerbuch, Technik und Drucktechnologien der Océ Drucksystem, 9. Ausgabe, Februar 2005, (ISBN 3-00-001019-X), ist im Kapitel 14 und 16 ein Output Management System mit dem Namen „PRISMAsatellite" beschrieben, das die Verteilung von Druckaufträgen steuert und dadurch die Effizienz des Druckbetriebs verbessert.

Ein solches Output Management System nimmt in Druckzentren Dokumentendaten aus verschiedenen Eingangssystemen entgegen und leitet diese an geeignete Druckgeräte weiter. Das Output Management System dient allgemein als Schnittstelle zwischen mindestens einem Anwendungsprogramm und mindestens einem Drucksystem und dient als Instanz. Das Output Management System führt die Produktionsplanung und die Produktionssteuerung für die Drucksysteme durch und verteilt dazu verschiedene Druckaufträge auf verfügbare Drucksysteme. Ferner bündelt das Output Management System einzelne Druckaufträge oder verteilt einen Druckauftrag auf mehrere Drucksysteme. Das Output Management System kann weiterhin die Lastverteilung, d.h. die wirtschaftliche Auslastung, einzelner Drucksysteme steuern. Das Output Management System kann insbesondere ein Farb-Management für unterschiedliche Drucksysteme durch und eine Überwachung der verfügbaren Drucksysteme durch Erfassen des Status des Drucksystems und der Überwachung der Druckaufträge durchführen. Ferner ist mit Hilfe eines Output Management Systems eine Ressourcenüberwachung und das Erstellen von Berichten über den Zustand und Vergleich von Drucksystemen und Verbrauchsmaterialien optional möglich. Weiterhin kann mit Hilfe eines Output Management Systems eine Umsetzung bzw. Umwandlung eines Druckdatenstroms erfolgen.

Die einem Output Management System zugeführten Druckaufträge und/oder die den Drucksystemen vom Output Management System zugeführten Druckaufträge umfassen vorzugsweise ein so genanntes Job-Ticket. Ein Job-Ticket ist eine Datei, die vom Anwender bzw. vom Anwendungsprogramm beim Erstellen des Druckauftrags erzeugt wird und in der druckauftragsbegleitende Angaben bzw. druckauftragsbegleitende Daten enthalten sind, die beim Druckprozess sowie vorzugsweise bei der Vor- und/oder Nachbearbeitung des zu bedruckenden Trägermaterials auszuführen sind. Die druckauftragbegleitenden Angaben sowie die Daten des Job-Tickets sind vorzugsweise in einer Datei gespeichert. Diese Datei wird in der Regel gemeinsam mit den Dokumentendaten an das Output Management System übertragen. Das Output Management System ist die Instanz, die zumindest einen Teil der im Job-Ticket enthaltenen Informationen auch dann kompetent verarbeitet, wenn das Job-Ticket fehlerhaft ist, insbesondere, wenn es unvollständig ist.

Herkömmliche Job-Tickets enthalten eindeutige Anweisungen, die vom Drucksystem entsprechend umgesetzt werden. Durch das Integrieren von weiteren Geräten und Vorrichtungen in den Druckprozess, insbesondere zur Vor- und/oder Nachverarbeitung des zu bedruckenden Trägermaterials wird der Druckprozess umfangreicher und die Funktionsvielfalt nimmt zu. Das zu einem Druckauftrag zugeordnete Job-Ticket umfasst vorzugsweise Informationen über mindestens eine Vorverarbeitung, ein Druckprozess und eine Drucknachverarbeitung. Speziell kann das Job-Ticket Informationen über das Einfügen von Registerblättern, das Schneiden, das Sortieren und Binden des bedruckten Trägermaterials, die Farbvoreinstellungen, die zu erzeugende Qualität, das Erzeugen und/oder Zurücksenden eines Vorabzugs, das Erzeugen des vollständigen zu druckenden und/oder zu archivierenden Dokuments mit Hilfe einer Seitenbeschreibungssprache einschließlich der erforderlichen im Ausgabesystem nicht vorhandenen Zeichensätze, die Farbkonversation an die vorhandenen Ausgabefarben des Ausgabesystems einen Vergrößerungs-/Verkleinerungsfaktor, eine Seitennummerierung des Dokuments, ein Papierformat, eine Papierqualität, die Anzahl der auf ein Blatt zu druckenden Seiten und/oder weitere Parameter aufweisen.

Weiterhin werden durch die Verbreitung des Internets und durch den Ausbau von verschiedenen Intranets Druckprozesse zunehmend regional verteilt ausgeführt oder einem Pool von Druckern zugeordnet, die regional verteilt sein können. Außerdem werden zunehmend Geräte unterschiedlicher Hersteller zum Erzeugen eines Dokuments bzw. zum Herstellen eines Druckguts kombiniert, die dann in einem Herstellungsprozess, einem so genannten Workflow zusammenarbeiten müssen. Um die dadurch vorhandenen Anforderungen an die im Druckauftrag bzw. im Job-Ticket enthaltenen Informationen zu erfüllen ist eine einheitliche Spezifikation zum Austausch von Druckauftragsdaten im Druckprozess vereinbart. Eine solche Spezifikation umfasst vorzugsweise ein so genanntes Job Definition Format (JDF), das ein offenes, auf dem XML-Format basierenden Dateiformat ist.

Das JDF ermöglicht den direkten Datenaustausch zwischen verschiedenen Datenverarbeitungseinheiten und Steuereinheiten im Druckprozess sowie bei der Vor- und Nachbearbeitung. Das JDF spezifiziert insbesondere das Job-Ticket, das die Auftragsdaten eines Druckauftrags enthält. Ferner umfasst das JDF ein Format für den Nachrichtenaustausch (Job Messaging Format – JMF) sowie ein Protokoll für den Nachrichtenaustausch.

Vorzugsweise ist im Drucksystem eine Kontrollinstanz vorgesehen, die Auftragsdaten zum jeweils ausführenden Gerät übermittelt, wobei das ausführende Gerät der Kontrollinstanz IST-Werte zurück übermittelt. Die Spezifikation des JDF ist als Dokument auf der Internetseite www.cip4.org bereitgestellt, wobei die aktuelle Spezifikation in der Version 1.3 vorliegt. Beim JDF sind die Anweisungen für einen Druckprozess in einer Baumstruktur mit mehreren Knoten (node) angeordnet. Jeder Knoten umfasst eine Anweisung oder einen Satz von Anweisungen. Der oberste Knoten wird als Wurzel bzw. als Root bezeichnet. Die Endknoten an den Verzweigungen werden als Blattknoten (leaf nodes) bezeichnet. Weiterhin sind die Knoten hierarchisch gegliedert, wobei in der Baumstruktur an der Spitze bzw. im oberen Bereich Produktknoten (product nodes), in einem mittleren Bereich Prozessgruppenknoten (process group nodes) und in einem unteren Bereich Prozessknoten (process nodes) vorgesehen sind.

Eine Besonderheit des JDF liegt darin, dass so genannte Intent-Knoten vorgesehen werden können, die sehr allgemeine Anweisungen für einen Druckprozess enthalten, die zu einem späteren Zeitpunkt präzisiert werden müssen, um durch ein Gerät ausgeführt werden zu können. Insbesondere werden die Produktknoten (product nodes) auch als Product-Intent-Knoten (product intent nodes) bezeichnet. Die Präzisierung dieser Anweisungen, die auch als Auflösung (resolution) bezeichnet wird, wird im Laufe des Druckprozesses von einem entsprechenden Controller ausgeführt, indem dem Intent-Knoten ein oder mehrere weitere Knoten untergeordnet werden, die die Anweisungen des Intent-Knotens präzisieren. Diese Auflösung kann schrittweise erfolgen, d.h. dass dem Intent-Knoten eine Kaskade von weiteren Knoten schrittweise untergeordnet werden, wobei im Knoten der untersten Hierarchieebene, d.h. dem Blattknoten, die exakten Anweisungen für das jeweilige Gerät, insbesondere für den Drucker, enthalten sind.

Die Auflösung der Intent-Anweisungen in präzisere Anweisungen bis zu den in den Blattquoten enthaltenen Befehlen erfolgt mit Hilfe von Programmen, die ähnlich zu Gerätetreibern ausgebildet sind und die allgemeine Intent-Anweisungen in konkrete Intent-Anweisungen bzw. in konkrete Befehle für einen Drucker oder ein Gerät umsetzen. Bei dieser Umsetzung werden auch Angaben über Ressourcen berücksichtigt, die in den jeweiligen Knoten enthalten sind. Nach der JDF-Spezifikation sind Ressourcen alle Dinge, die verbraucht oder produziert werden. Insbesondere umfassen sie physikalische Gegenstände, wie z. B. Papier, Tinte sowie Daten in Form von Dateien oder Parametern. Eine Ressource hat eine XML-ID, mit der sie im gesamten Job-Ticket identifiziert werden kann.

Dokumentenbearbeitungsaufträge können mit Hilfe eines Job-Tickets nach JDF-Spezifikation durch ein System automatisch verarbeitet werden, das vernetzte Computer umfasst, wobei auch die Geräte, die den Dokumentenbearbeitungsauftrag ausführen, automatisch bestimmt werden. Diese Geräte sind insbesondere Drucker, Falzvorrichtungen, Lochvorrichtungen, Bindevorrichtungen und dergleichen. Diese Geräte werden dadurch automatisch bestimmt, indem bestimmte Kriterien durch den Druckauftrag vorgegeben werden und ein Gerät ausgewählt wird, das diesen Kriterien entspricht. Ein solches Verfahren hat sich bereits bei herkömmlichen Systemen zum automatischen Bearbeiten von Dokumentenbearbeitungsaufträgen bewährt.

Weiterhin sind Archivierungssysteme bekannt, durch die Dokumentendaten in einem Archiv gespeichert werden können. Die im Archiv gespeicherten Dokumentendaten können zu einem späteren Zeitpunkt wieder aus dem Archiv geladen und weiter verarbeitet werden. Es sind Archivierungssysteme bekannt, bei denen Abbilder gedruckter Dokumente in Form von Bildpunktdaten gespeichert sind. Das Archivieren von Dokumentendaten ist relativ aufwendig, da diese Dokumentendaten dem Archivierungssystem zum Archivieren zugeführt werden müssen. Auch das Auffinden der zu einem Dokument gehörenden Dokumentendaten ist oft recht schwierig, selbst wenn eine Indexierung von Dokumentendaten im Archivierungssystem vorhanden ist, durch die den Dokumentendaten Schlüsselwörter zugeordnet sind, die die Dokumentendaten aussagekräftig charakterisieren sollen.

Aus dem Dokument US 5,940,584 ist ein System bekannt, bei dem Druckdaten parallel zum Drucken an ein Archivierungssystem ausgegeben werden. Aus dem Dokument EP 0 700 006 A1 ist ein Drucksystem bekannt, bei dem mehrere Dokumente zu einem Druckauftrag zusammengefasst werden. Aus dem Dokument US 2004/0012802 A1 ist ein System zum Erzeugen von Wiederholungsdrucken eines bereits gedruckten Dokuments bekannt. Aus dem Dokument US 5,768,000 ist ein Drucksystem bekannt, bei dem ein zu erzeugendes Druckbild an die Seitengröße eines Trägermaterials angepasst wird. Aus dem Dokument US 6,608,697 B1 ist ein so genanntes Preflight-System zum Ermitteln von Fehlern in Dokumentendaten bekannt. Aus dem Dokument IS & T's NIP 13, 1997, International Conference on Digital Printing Technologies, Dr. Michael Has et al, Workflow and Dataflow around Computer to Press Production, sind Grundaspekte des Datenflusses bei der Verarbeitung von Druckaufträgen und Dokumentendaten bekannt. Aus dem Dokument WO 01/77807 ist das Indizieren eines Druckdatenstroms bekannt, bei dem ein erster Druckdatenstrom in einen zweiten Druckdatenstrom konvertiert wird sowie die im Druckdatenstrom enthaltenen Druckdaten indiziert und anschließend abhängig von der Indizierung sortiert werden. Dadurch erfolgt insbesondere eine Sortierung der Druckdaten nach in den Druckdaten enthaltenen Adressen.

Aus dem Dokument EP 0 704 791 B ist das Verwenden eines Job-Tickets zur Abarbeitung von Druckaufträgen bekannt. Der Inhalt der genannten Veröffentlichung und der genannten Dokumente wird hiermit durch Bezugnahme in die vorliegende Beschreibung aufgenommen.

Aufgabe der Erfindung ist es, Verfahren und Anordnungen anzugeben, bei denen eine effiziente Datenübertragung zwischen einem Drucksystem und einem System zum Verwalten und/oder Speichern von Dokumentendaten einfach und effizient möglich ist.

Diese Aufgabe wird durch die Gegenstände der unabhängigen Patentansprüche gelöst. Vorteilhafte Weiterbildungen sind in den abhängigen Ansprüchen angegeben.

Durch ein Verfahren zum Archivieren von Dokumentendaten mit den Merkmalen des Anspruchs 1 wird erreicht, dass mit Hilfe eines Druckauftrags einfach spezifiziert werden kann, dass die zu archivierenden Dokumentendaten des Druckauftrags vom Output Management System zum Archivierungssystem übertragen werden. Weitere Bedienhandlungen zum Archivieren der Dokumentendaten sind dabei nicht zwingend erforderlich. Vorzugsweise werden die Daten zum Indexieren der zu archivierenden Dokumentendaten automatisch aus dem Druckauftrag, den Eigenschaften der Dokumentendaten, der Dokumentendaten selbst oder einem Job-Ticket automatisch entnommen oder aus diesen bestimmt. Ferner besteht die Möglichkeit, die oder weitere Indexierungsinformationen durch eine Eingabeaufforderung in einem Druckdialog beim Erzeugen des Druckauftrags anzufordern. Insbesondere durch die funktionelle Verknüpfung des Output Management Systems mit dem Archivierungssystem über ein Job-Ticket des Druckauftrags ist eine einfache Struktur zum Archivieren von Dokumentendaten vorhanden, die das Archivieren der Dokumentendaten auf einfache Art und Weise ermöglicht. Der Herstellungsablauf, der sogenannte Workflow, wird dadurch nicht unterbrochen. Es ist dadurch nicht erforderlich, dass ein Anwender mit dem Druckvorgang selbst in Berührung kommt und beispielsweise einen Druckertreiber auswählen muss.

Ein zweiter Aspekt der Erfindung betrifft eine Anordnung zum Archivieren von Dokumentendaten, die eine Datenverarbeitungseinheit hat, die mindestens einen Druckauftrag zum Erzeugen eines Dokuments erzeugt. Der Druckauftrag enthält Angaben über die zu archivierenden Dokumentendaten des Druckauftrags. Die Anordnung umfasst ferner ein Output Management System zur Bearbeitung bzw. Verarbeitung auszugebender Dokumentendaten und ein Archivierungssystem zum Archivieren zumindest von Dokumentendaten. Ferner umfasst die Anordnung Mittel zum Zuführen zumindest eines Teils des Druckauftrags und zumindest der zu archivierenden Dokumentendaten zum Output Management System, wobei das Output Management System zumindest die durch den Druckauftrag festgelegten zu archivierenden Dokumentendaten zum Archivierungssystem überträgt.

Durch eine solche Anordnung ist ein einfaches Archivieren von Dokumentendaten möglich, da insbesondere die Auswahl der zu archivierenden Dokumentendaten und das automatische Zuführen der zu archivierenden Dokumentendaten des Druckauftrags zum Archivierungssystem das Archivieren sehr einfach möglich ist.

Ein dritter Aspekt der Erfindung betrifft ein Computerprogrammprodukt mit Anweisungen und Befehlen in codierter Form, die eine Datenverarbeitungsanlage dazu veranlassen, Verfahrensschritte eines Verfahrens zum Archivieren von Dokumentendaten auszuführen. Durch ein solches Computerprogrammprodukt kann ein erfindungsgemäßes Verfahren einfach ausgeführt werden.

Ein vierter Aspekt der Erfindung betrifft einen Datenträger, auf dem das Computerprogrammprodukt gemäß dem dritten Aspekt der Erfindung gespeichert ist. Durch einen solchen Datenträger ist eine einfache Verbreitung und Installation des Computerprogrammprodukts und damit eine einfache Anwendung des Verfahrens zum Archivieren von Dokumentendaten auf einfache Art und Weise möglich.

Ein fünfter Aspekt der Erfindung betrifft ein Verfahren zum Ausgeben von gespeicherten Dokumentendaten mit Hilfe eines Drucksystems, bei dem die gespeicherten Dokumentendaten eines zu druckenden Dokuments ausgewählt werden. Mit Hilfe der ausgewählten Dokumentendaten und/oder mit Hilfe der den ausgewählten Dokumentendaten zugeordneten weiteren Daten wird ein Druckauftrag erzeugt. Der erzeugte Druckauftrag umfasst insbesondere ein Job-Ticket und Dokumentendaten zum Erzeugen des Dokuments. Die Auswahl der Dokumentendaten erfolgt insbesondere durch die Auswahl eines dem zu druckenden Dokument zugeordneten Verzeichnisses. Die Dokumentendaten sind vorzugsweise in einem Archiv eines Archivierungssystems gespeichert oder werden von einem Dokumenten Managementsystem bereitgestellt.

Durch ein erfindungsgemäßes Verfahren wird die Ausgabe von gespeicherten Dokumentendaten in Form eines gedruckten Dokuments aus einem Dokumentenmanagementsystem oder einem Archivsystem auf einfache Art und Weise ermöglicht. Dabei ist es insbesondere nicht erforderlich, dass ein Anwender mit dem Druckvorgang selbst in Berührung kommt und beispielsweise einen Druckertreiber zum Drucken des Dokuments auswählen muss. Auch ein in der Regel zeitaufwändiges Öffnen eines Programms zum Verarbeiten einzelner gespeicherter Dokumentendaten aus dem Dokumenten Management System (DMS) oder dem Archivsystem heraus kann entfallen.

Der Arbeitsablauf (Workflow) zum Ausdrucken von Dokumenten aus einem Dokumenten Management System (DMS) bzw. Archivsystem wird dadurch wesentlich vereinfacht, weil nach dem Auswählen eines gespeicherten Dokuments das entsprechende Anwendungsprogramm nicht geöffnet werden muss und die Dokumentendaten direkt bzw. automatisch an das Output Management System zum Drucken weitergeleitet werden.

Ein sechster Aspekt der Erfindung betrifft eine Anordnung zum Ausgeben von gespeicherten Dokumentendaten mit Hilfe mindestens eines Ausgabesystems, die eine Datenverarbeitungseinheit umfasst, durch die gespeicherte Dokumentendaten eines zu druckenden Dokuments auswählbar sind. Das Datenverarbeitungssystem erzeugt mit Hilfe der ausgewählten Dokumentendaten und/oder der den ausgewählten Daten zugeordneten weiteren Daten einen Druckauftrag.

Durch diese Anordnung ist das Ausgeben insbesondere von in einem Archiv gespeicherten Dokumentendaten und/oder von durch ein Dokumenten Management System bereitgestellten Dokumentendaten an ein Ausgabesystem wie z. B. ein Dokumenten Management System oder ein Drucksystem einfach möglich, indem mit Hilfe des Archivierungssystems und/oder des Dokumenten Management Systems insbesondere ein Job-Ticket erzeugt oder ein archiviertes Job-Ticket zum Erzeugen des Ausgabeauftrags genutzt wird. Dabei kann der Ausgabeauftrag insbesondere einem Output Management System zugeführt werden, das den Ausgabeauftrag an ein geeignetes Ausgabesystem, z. B. an ein Drucksystem, weiterleitet. Durch diese Anordnung ist es ferner nicht erforderlich, dass ein Anwender mit dem Druckvorgang selbst in Berührung kommt und beispielsweise einen Druckertreiber zum Drucken des Dokuments auswählen muss. Auch hier ist ein Öffnen eines Programms zum Verarbeiten einzelner gespeicherter Dokumentendaten nicht erforderlich.

Ein siebter Aspekt der Erfindung betrifft ein Computerprogrammprodukt mit Anweisungen und Befehlen in codierter Form, die eine Datenverarbeitungsanlage dazu veranlassen, Verfahrensschritte eines Verfahrens zum Ausgeben von in einem Archiv gespeicherten Dokumentendaten mit Hilfe eines Ausgabesystems auszuführen. Durch dieses Computerprogrammprodukt kann ein solches Verfahren einfach ausgeführt werden.

Ein achter Aspekt der Erfindung betrifft einen Datenträger mit einem Speicherbereich, der ein Computerprogrammprodukt gemäß dem siebten Aspekt der Erfindung enthält. Durch einen solchen Datenträger ist eine einfache Verbreitung und Installation des Computerprodukts möglich.

Zum besseren Verständnis der vorliegenden Erfindung wird im folgenden auf die in den Zeichnungen dargestellten bevorzugten Ausführungsbeispiele Bezug genommen, die anhand spezifischer Terminologie beschrieben sind. Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass der Schutzumfang der Erfindung dadurch nicht eingeschränkt werden soll, da derartige Veränderungen und weitere Modifizierungen an den gezeigten Vorrichtungen und den Verfahren sowie derartige weitere Anwendungen der Erfindung, wie sie darin aufgezeigt sind, als übliches derzeitiges oder künftiges Fachwissen eines zuständigen Fachmanns angesehen werden. Die Figuren zeigen Ausführungsbeispiele der Erfindung, nämlich:

1 eine schematische Darstellung eines Systems zum Drucken von Dokumenten und zum Archivieren der zum Drucken erzeugten Druckdaten;

2 eine schematische Darstellung eines Systems zum Ausdrucken von in einem Archiv gespeicherten Dokumentendaten als Dokument;

3 einen Ablaufplan zum Archivieren von Dokumentendaten;

4 einen Ablaufplan zum Drucken und/oder Archivieren von Dokumentendaten;

5 einen Ablaufplan zum Indizieren von zu archivierenden Dokumentendaten; und

6 einen Ablaufplan zum Ausgeben eines Dokuments mit Hilfe von in einem Archiv gespeicherten Dokumentendaten.

In 1 ist eine schematische Darstellung eines Systems zum Drucken und Archivieren von durch ein Anwendungssystem 10 erzeugten Dokumentendaten. Das Anwendungssystem 10 gibt Dokumentendaten als Ausgabeauftrag 12 aus, der ein Job-Ticket 12a gemäß dem JDF-Standard umfasst. Der Ausgabeauftrag 12 wird einem Output Management System 14, beispielsweise einem „PRISMAsatellite"-System der Firma Océ Printing Systems zugeführt. Abhängig vom Ausgabeauftrag 12 und von den im Job-Ticket 12a enthaltenen Informationen über den auszuführenden Ausgabeauftrag wird vom Output Management System 14 ein Drucksystem 22a bis 22g, ein System 23a zum Versenden von E-Mails, wie z. B. einem E-Mail-Server, oder ein Fax-System 23b zum Ausführen des Ausgabeauftrags 12 ausgewählt, das zumindest die im Ausgabeauftrag 12 oder im Job-Ticket 12a spezifizierten Anforderungen an das zu erzeugende Dokument erfüllt. Der Ausgabeauftrag 12 kann somit ein Druckauftrag, ein Auftrag zum Versenden mindestens einer E-Mail oder ein Auftrag zum Versenden mindestens eines Telefax sein.

Allgemein nehmen Output Management Systeme 14 in Druckzentren Dokumentendaten aus verschiedenen Eingangssystemen entgegen und reichern diese erforderlichenfalls mit weiteren Elementen und Ressourcen, wie z. B. Logos und Unterschriften, an. Ein Output Management System 14 führt die Produktionsplanung und die Produktionssteuerung für die Drucksysteme und für weitere Ausgabesysteme durch und verteilt dazu verschiedene Ausgabeaufträge auf verfügbare Ausgabesysteme 22a bis 22g, 23a, 23b. Ferner bündelt das Output Management System 14 einzelne Ausgabeaufträge oder verteilt einen Ausgabeauftrag auf mehrere Ausgabesysteme. Weiterhin kann ein solches Output Management System 14 die Lastverteilung, d.h. die wirtschaftliche Auslastung, einzelner Ausgabesysteme steuern. Das Output Management System 14 führt insbesondere ein Farb-Management für unterschiedliche Drucksysteme 22a bis 22g durch und eine Überwachung der verfügbaren Ausgabesysteme 22a bis 22g, 23a, 23b durch Erfassen des Status jedes Ausgabesystems 22a bis 22g, 23a, 23b und der Überwachung der Ausgabeaufträge durch. Ferner ist mit Hilfe eines Output Management Systems 14 eine Ressourcenüberwachung und das Erstellen von Berichten über den Zustand und Vergleich von Ausgabesystemen 22a bis 22g, 23a, 23b und Verbrauchsmaterialien und/oder Kosten möglich. Falls notwendig oder gewünscht kann das Output Management System 14 eine Konvertierung der Dokumentendaten, insbesondere eine Umsetzung bzw. Umwandlung eines Druckdatenstroms, durchführen.

Ist im Job-Ticket 12a oder im Ausgabeauftrag spezifiziert, dass die Ausgabedaten des Ausgabeauftrags 12, die im Ausgabeauftrag 12 enthaltenen Dokumentendaten oder ein Teil dieser Ausgabedaten oder Dokumentendaten einem Archivierungssystem 16 oder Dokumenten Management System zur Archivierung zuzuführen sind, ermittelt das Output Management System 14 diese zu archivierenden Daten und überträgt diese vorzugsweise mit dem Job-Ticket 12a zu dem Archivierungssystem 16 bzw. zu dem Dokumenten Management System. Das Output Management System 14 kann die zu archivierenden Daten optional in ein spezielles an das Archivierungssystem 16 angepasstes Format konvertieren. Das Archivierungssystem 16 indiziert die zu archivierenden Daten vorzugsweise automatisch mit Hilfe von Informationen, die im Job-Ticket 12a oder in den im Ausgabeauftrag 12 enthaltenen Informationen vorhanden sind. Diese Informationen umfassen insbesondere Job-Ticket-Daten wie Datum, Absender und Art der Daten/Dokumentenkategorie; organisatorische Daten wie z. B. ISBN, Vorgangsnummer, Abteilung des Absenders, Zeit der Übertragung per E-Mail, Seitenzahl sowie alle im Job-Ticket, vorzugsweise im Job Definitions Format, enthaltenen Daten. Aus diesen vorhandenen und/oder zusätzlich eingegebenen Informationen werden Indexinformationen erzeugt, die vorzugsweise Nutzerinformationen, Parameter zur Angabe der Kategorie und/oder einer Klassifizierung des Dokuments, Angaben zur Druckvorbereitung, zum Druckprozess, zur Drucknachbereitung, zum Zeitpunkt der Erstellung, zum Druckzeitpunkt, zum Kuvertierzeitpunkt und/oder zum Versandzeitpunkt des Dokuments, zum Dokumententyp, zur Version des Dokuments, zur Dokumenthistorie, zur Verarbeitungshistorie, zur Seitenzahl, zu den Anlagen des Dokuments, zu den zum Erzeugen des Dokuments erforderlichen Ressourcendaten, zur Überschrift, zum Dokumententext und/oder den im Dokumententext enthaltenen Informationen umfassen.

Das Archivierungssystem 16 archiviert alle einem Dokument zugeordneten Dokumentendaten in einem gemeinsamen Verzeichnis, das dann vorzugsweise alle Daten zum Erzeugen eines Dokuments enthält. Vorzugsweise wird auch das Job-Ticket 12a als Datei in diesem Verzeichnis gespeichert.

Alternativ oder zusätzlich können spezielle Ressourcen, die zum Erzeugen des Dokuments erforderlich sind, mit in diesem Verzeichnis gespeichert werden oder in einem separaten Ressourcenverzeichnis. Diese Ressourcen betreffen insbesondere Logos und Zeichensätze.

Die zu archivierenden Dokumentendaten werden vom Archivierungssystem 16 in einem mit dem Archivierungssystem 16 verbundenen Speicher 18 gespeichert. Weitere zu archivierende Daten können dem Archivierungssystem 16 aus weiteren Quellen zugeführt werden. Diese Quellen können insbesondere Scan-Vorrichtungen oder Datenträger mit externen Archivdaten 20 sein. Als Archivierungssystem 16 kann auch ein Dokumenten Management System vorteilhaft eingesetzt werden.

Das Job-Ticket 12a kann die Information enthalten, dass die im Ausgabeauftrag enthaltenen Dokumentendaten nur mit Hilfe des Archivierungssystems 16 zu archivieren sind, nur mit Hilfe des Output Management Systems 14 auf einem Drucksystem 22a bis 22g oder einem weiteren Ausgabesystem 23a, 23b ausgegeben oder sowohl mit Hilfe des Archivierungssystems 16 archiviert als auch mit Hilfe eines der Ausgabesysteme 22a bis 22g, 23a, 23b ausgegeben werden soll. Für jedes der Ausgabesysteme 22a bis 22g, 23a, 23b ist im Output Management System 14 eine Ausgabewarteschlange nach Art einer Druckwarteschlange vorgesehen. Die Ausgabewarteschlangen haben das allgemeine Bezugszeichen 24.

Unabhängig von den Angaben im Job-Ticket 12a können Ausgabeaufträge mit Ausgabedaten einer voreingestellten Kategorie grundsätzlich immer auch ohne weitere Voreinstellungen archiviert werden. Eine solche Kategorie kann beispielsweise die Kategorie Kontoauszüge sein. Vorzugsweise sind solche Kategorien voreingestellt, die insbesondere aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder firmeninterner Vorgaben archiviert werden müssen. Die Dokumentendaten umfassen beispielsweise einen Ausgabedatenstrom, insbesondere einen Druckdatenstrom, wie z. B. einen AFP-Druckdatenstrom oder einen IPDS-Datenstrom, Dokumente und/oder Objekte, die von einem Anwendungsprogramm erzeugt worden sind oder Dokumente in einer Seitenbeschreibungssprache. Es können mehrere dieser Dokumentendaten zum Erzeugen eines Dokuments mit Hilfe eines Drucksystems 22a bis 22g, zum Versenden eines Dokuments mit Hilfe eines Ausgabesystems 23a, 23b und/oder zur Archivierung des Dokuments mit Hilfe des Archivierungssystems 16 miteinander kombiniert werden. Insbesondere kann eine mit Hilfe eines Textverarbeitungsprogramms, wie z. B. MS Word, erzeugte Seriendruckdatei mit einer mit einem Analyse-Anwendungsprogramm erzeugten Diagrammgrafik, ein in die Seriendruckdatei als externe Ressource eingefügtes Bild und ein PDF-Dokument beispielsweise mit einer Preisliste und allgemeinen Geschäftsbedingungen, in einem Dokument mit einer durchgehenden Seitennummerierung erzeugt werden. Bei einer Ausgabe des Dokuments mit Hilfe eines Drucksystems 22a bis 22g steuert das Drucksystem 22a bis 22g vorzugsweise auch die Vor- und Nachverarbeitung des Dokuments, so dass eine gebundene Broschüre mit einem voreingestellten Einband erzeugt wird. Dabei sind die Komponenten zur Vor- und/oder Nachverarbeitung im Drucksystem 22a bis 22g enthalten oder über mindestens eine Datenleitung mit dem Drucksystem 22a bis 22g verbunden.

Die zu einem Dokument zusammengefügten Ressourcen sind jeweils als separate Datei gespeichert, wobei die Dokumentendaten in Form dieser Dateien von der Anwendung 10 mit Hilfe des Druckauftrags 12 zum Output Management System 14 übertragen werden. Je nach Voreinstellungen des Job-Tickets 12a werden diese Dateien dann vom Output Management System 14 zum Archivierungssystem 16 zusammen mit dem Job-Ticket 12a übertragen und/oder zu einem geeigneten Ausgabesystem 22a bis 22g, 23a, 23b. Das Archivierungssystem 16, das Output Management System 14 und/oder ein zwischen dem Archivierungssystem 16 und dem Output Management System 14 geschaltetes Schnittstellenprogramm analysiert die zugeführten Dokumentendaten und das diesen Dokumentendaten zugeordnete Job-Ticket und erzeugt daraus Indexinformationen zur Indexierung der Dokumentendaten im Archivierungssystem 16. Mit Hilfe dieser Indexierungsinformation kann das archivierte Dokument und somit die archivierten Dokumentendaten zu einem späteren Zeitpunkt einfach gesucht werden, indem zumindest ein Teil der erfassten Indexierungsinformationen als Suchbegriffe im Archivierungssystem 16 genutzt werden. Die Indexierung wird nachfolgend im Zusammenhang mit 4 noch näher erläutert.

Als Archivierungssystem 16 im Sinne der Erfindung kann, wie bereits erwähnt, vorteilhaft auch ein Dokumenten Management System eingeführt werden. Zu archivierende Ausgabedaten, wie z. B. Druckdaten, Faxdaten, E-Mail-Daten sowie weitere Dokumentendaten, werden, insbesondere zusammen mit Auftragsbegleitdaten, wie z. B. in Form des Job-Tickets, zum Archivieren vom Output Management System 14 zum Archivierungssystem 16 übertragen. Das Output Management System 14, das Archivierungssystem 16 oder ein zwischen diesen Systemen angeordnetes Schnittstellenprogramm extrahiert Informationen aus den Auftragsbegleitdaten des Job-Tickets, die das Archivierungssystem 16 zum Indexieren der zu archivierenden Ausgabedaten nutzt. Zum Ausgeben der archivierten Dokumentendaten, d.h. der Archivdaten, werden die Dokumentendaten eines archivierten Dokuments insbesondere gemeinschaftlich mit weiteren mit diesem Dokument zusammenhängenden Dokumenten vom Archivierungssystem 16 zum Output Management System 14 übertragen. Die Auftragsbegleitdaten des auszugebenden Dokuments bzw. der auszugebenden Dokumente, die vor dem Archivieren vorzugsweise in einem diesen Dokumenten zugeordneten Job-Ticket enthalten waren oder bei einer Archivierung der Job-Ticket-Daten in diesen enthalten sind und die den zu übertragenden Dokumentendaten im Archivierungssystem 16 zugeordnet sind, werden zusammen mit den zugehörigen Dokumentendaten zum Output Management System 14 übertragen. Dabei kann ein gespeichertes Job-Ticket zur Ausgabe der Dokumentendaten unverändert vom Archivierungssystem 16 zum Output Management System 14 übertragen werden oder alternativ bedarfsweise angepasst werden. Ferner besteht alternativ die Möglichkeit, mit Hilfe der im Archivierungssystem 16 gespeicherten Auftragsbegleitdaten und/oder weiterer Auftragsbegleitdaten ein neues Job-Ticket zu erzeugen und vom Archivierungssystem 16 zum Output Management System 14 zu übertragen. Ferner kann das Job-Ticket auch in einer Zwischeninstanz zwischen dem Archivierungssystem 16 und dem Output Management System 14 erzeugt und/oder angepasst werden. Eine solche Instanz kann beispielsweise ein Schnittstellenprogramm sein. Es ist auch möglich, die Auftragsbegleitdaten und/oder das Job-Ticket im Output Management System 14 zu erzeugen und/oder anzupassen falls im Archivierungssystem 14 keine Auftragsbegleitdaten und/oder kein Job Ticket gespeichert sind. Dadurch können im Dokumenten Output Management System 14 auch eingehende Job-Ticket-Daten aktualisiert, geändert und/oder um weitere Auftragsbegleitdaten ergänzt werden.

In 2 ist eine schematische Darstellung zur Ausgabe eines im Archivierungssystem 16 mit Hilfe von archivierten Dokumentendaten archivierten Dokuments mit Hilfe eines Ausgabesystems 22a bis 22g, 23a, 23b gezeigt, das ähnlich dem System nach 1 aufgebaut ist. Gleiche Elemente haben dieselben Bezugszeichen.

Durch Auswahl eines Verzeichnisses im Archivierungssystem 16 wird ein Dokument ausgewählt, das mit Hilfe eines geeigneten Ausgabesystems 22a bis 22g, 23a, 23b ausgegeben werden soll. Insbesondere kann das Verzeichnis mit Hilfe geeigneter Suchbegriffe durch eine Suche nach vorhandenen Indexierungen der archivierten Dokumentendaten ermittelt und ausgewählt werden. Das Archivierungssystem 16 überträgt die im ausgewählten Verzeichnis vorhandenen Dokumentendaten sowie das im Verzeichnis gespeicherte Job-Ticket 12a zum Output Management System 14, das abhängig von den Dokumentendaten und den Angaben im Job-Ticket 12a ein geeignetes Ausgabesystem 22a bis 22g, 23a, 23b auswählt und die Dokumentendaten als Ausgabedaten der dem Ausgabesystem 22a bis 22g, 23a, 23b zugeordneten Ausgabewarteschlange 24 zuführt. Das Archivierungssystem 16 kann zumindest einen Teil der im ausgewählten Verzeichnis in einem ersten Datenformat gespeicherten Dokumentendaten in ein zweites geeignetes Datenformat umwandeln. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn das Output Management System 14 und/oder das vom Output Management System 14 ausgewählte Ausgabesystem 22a bis 22g, 23a, 23b das erste Datenformat nicht unterstützt, d.h. nicht verarbeiten kann.

In 3 ist ein Ablaufplan zum Archivieren von Dokumentendaten gemäß einer ersten Ausführungsform der Erfindung gezeigt. Im Schritt S10 wird der Ablauf gestartet. Im Schritt S12 wird ein Ausgabeauftrag 12 durch die Anwendung 10 erzeugt, der Dokumentendaten und ein Job-Ticket 12a umfasst. Alternativ kann das Job-Ticket 12a auch von einem weiteren, der Anwendung nachgeschalteten Prozess zum Generieren des Ausgabeauftrags 12 erzeugt werden. Im Schritt S13 werden die Dokumentendaten und das Job-Ticket 12a des Ausgabeauftrags 12 zum Output Management System 14 übertragen. Das Output Management System 14 überprüft anschließend im Schritt S14, ob im Job-Ticket 12a eine Information enthalten ist, die angibt, dass zumindest ein Teil der im Ausgabeauftrag 12 enthaltenen Dokumentendaten zu archivieren ist. Ist das der Fall, so überprüft das Output Management System 14 anschließend im Schritt S16, ob der gesamte Ausgabeauftrag 12 zu archivieren ist. Soll nur ein Teil der Dokumentendaten des Ausgabeauftrags 12 archiviert werden, so wählt das Output Management System 14 anschließend im Schritt S18 die zu archivierenden Dokumentendaten des Ausgabeauftrags 12 aus und überprüft nachfolgend im Schritt S19 ob die Dokumentendaten und/oder die Job-Ticket-Daten ein zulässiges Datenformat aufweisen. Ist das nicht der Fall, so werden anschließend im Schritt S20 zumindest die Daten, die kein zulässiges Datenformat aufweisen, in ein zulässiges Datenformat gewandelt, sofern dies von einer Systemsteuerung und/oder einer Job-Ticket-Einstellung freigegeben ist. Anschließend oder wenn im Schritt S19 festgestellt wird, dass die Daten ein zulässiges Datenformat aufweisen, werden die zu archivierenden Daten im Schritt S21 vom Output Management System 14 zum Archivierungssystem 16 übertragen. Anschließend ist der Ablauf im Schritt S24 beendet. Das Archivierungssystem 16 archiviert die zu archivierenden Dokumentendaten und vorzugsweise zusammen mit dem Job-Ticket 12a und speichert diese zum Archivieren im Speicher 18.

Stellt das Output Management System 14 im Schritt S16 fest, dass alle Dokumentendaten des Ausgabeauftrags 12 zu archivieren sind, so überträgt das Output Management System 14 nachfolgend im Schritt S20 alle Dokumentendaten und das Job-Ticket 12a des Ausgabeauftrags 12 zum Archivierungssystem 16, das diese Daten dann auf geeignete Weise archiviert.

Ermittelt das Output Management System 14 im Schritt S14, dass das Job-Ticket 12a keine Informationen enthält, die angeben, dass zumindest ein Teil der im Ausgabeauftrag enthaltenen Dokumentendaten zu archivieren sind, so überprüft das Output Management System 14 anschließend im Schritt S22, ob die Dokumentendaten des Druckauftrags 12 einer Kategorie zugeordnet sind, für die voreingestellt ist, dass alle Dokumentendaten von Druckaufträgen 12 dieser Kategorie zu archivieren sind. Ist das der Fall, so wird der Ablauf im Schritt S16 wie bereits weiter oben beschrieben, fortgesetzt.

Stellt das Output Management System 14 im Schritt S22 fest, dass die Dokumentendaten des Druckauftrags 12 keiner Kategorie zugeordnet sind, für die voreingestellt ist, dass die dieser Kategorie zugeordneten Dokumentendaten zu archivieren sind, wird der Ablauf im Schritt S24 beendet.

In 4 ist ein Ablaufplan zum Archivieren von Dokumentendaten gemäß einer zweiten Ausführungsform der Erfindung dargestellt. Die Schritte S10 bis S24 stimmen mit den jeweiligen Ablaufschritten des in 3 dargestellten Ablaufplans gemäß der ersten Ausführungsform der Erfindung überein und sind mit denselben Bezugszeichen gekennzeichnet. Nachdem im Schritt S22 festgestellt worden ist, dass keine Daten des Ausgabeauftrags zu archivieren sind oder nachdem alternativ die zu archivierenden Daten zum Archivierungssystem 16 im Schritt S21 übertragen worden sind, überprüft das Output Management System 14 im Schritt S26, ob die im Ausgabeauftrag enthaltenen Dokumentendaten mit Hilfe eines Ausgabesystems 22a bis 22g, 23a, 23b ausgeben werden sollen. Vorzugsweise ist die Information, ob diese Daten mit Hilfe eines der Ausgabesysteme 22a bis 22g, 23a, 23b auszugeben ist, in den Auftragsbegleitdaten im Job-Ticket 12a enthalten.

Stellt das Output Management System 14 im Schritt S26 fest, dass keine Ausgabe mit Hilfe eines der Ausgabesysteme 22a bis 22g, 23a, 23b erfolgen soll, ist der Ablauf im Schritt S24 beendet. Wird im Schritt S26 jedoch festgestellt, dass eine Ausgabe mit Hilfe eines Ausgabesystems 22a bis 22g, 23a, 23b erfolgen soll, wählt das Output Management System 14 ein geeignetes Ausgabesystem 22a bis 22g, 23a, 23b aus und überträgt im Schritt S28 abhängig vom Ausgabesystem 22a bis 22g, 23a, 23b nur die Dokumentendaten oder die Dokumentendaten zusammen mit dem Job-Ticket 12a zum ausgewählten Ausgabesystem 22a bis 22g, 23a, 23b. Anschließend ist der Ablauf im Schritt S24 beendet.

In 5 ist ein Ablaufplan zum Indexieren der zu archivierenden Dokumentendaten im Archivierungssystem 16 dargestellt, der im Schritt S30 gestartet wird. Anschließend wird im Schritt S32 das Job-Ticket 12a analysiert. Zusätzlich können die zu archivierenden Daten analysiert werden. Nachfolgend werden im Schritt S34 Indexinformationen aus den Job-Ticket-Daten 12a und gegebenenfalls zusätzlich aus den zu archivierenden Daten ermittelt. Die Indexinformationen können in den Daten oder dem Job-Ticket 12a auch in codierter Form enthalten sein. Im Schritt S36 wird dann ermittelt, ob weitere Indexinformationen vorhanden sind oder durch Bedieneingaben hinzuzufügen sind. Ist das der Fall, so werden dann im Schritt S38 Indexinformationen, insbesondere durch eine Benutzereingabe oder das Auslesen der weiteren Indexinformationen aus einer weiteren Datenquelle, wie einer Datenbank, hinzugefügt. Anschließend oder wenn im Schritt S36 festgestellt wird, dass keine weiteren Indexinformationen hinzuzufügen sind, werden im Schritt S40 die Dokumentendaten und Job-Ticket-Daten sowie die den Dokumentendaten zugeordneten Indexinformationen vom Archivierungssystem 16 archiviert und im Speicher 18 gespeichert. Nachfolgend ist der Ablauf im Schritt S42 beendet. Das Speichern der zu archivierenden Daten kann auch in einer Datenbank erfolgen, wobei dann einem Dokument vorzugsweise ein Datensatz zugeordnet ist.

In 6 ist ein Ablaufplan zum Ausgeben von archivierten Dokumentendaten eines archivierten Dokuments oder mehrerer gemeinsam auszugebender Dokumente gezeigt, der im Schritt S50 gestartet wird. Anschließend werden die auszugebenden Dokumente im Schritt S52 insbesondere durch die Auswahl mindestens eines Verzeichnisses, in dem Dokumentendaten eines auszudruckenden archivierten Dokuments gespeichert sind, ausgewählt. Die ausgewählten Dokumentendaten werden vom Archivierungssystem 16 zum Output Management System 14 übertragen. Das Output Management System 14 wählt ein geeignetes Ausgabesystem 22a bis 22g, 23a, 23b zur Ausgabe der auszugebenden Dokumentendaten aus und überprüft nachfolgend im Schritt S54, ob das Datenformat oder die Datenformate der Dokumentendaten und vorzugsweise des Job-Tickets 12a, ein Datenformat haben, das zulässig ist, d.h. ein Datenformat haben, das von einem mit dem Output Management 14 verbundenen Ausgabesystem 22a bis 22g, 23a, 23b weiter verarbeitet werden kann.

Stellt das Output Management System 14 im Schritt S54 fest, dass zumindest ein Teil der Dokumentendaten kein zulässiges Datenformat hat, so wird anschließend im Schritt S56 das Datenformat zumindest dieser Dokumentendaten in ein zulässiges Datenformat umgewandelt. Nachfolgend oder wenn im Schritt S54 festgestellt wird, dass die Datenformate der Dokumentendaten und/oder des Job-Tickets 12a zulässig sind, wird nachfolgend im Schritt S58 überprüft, ob Druckeinstellungen zum Ausgeben des archivierten Dokuments zu ändern sind. Ist das der Fall, so wird anschließend im Schritt S60 das Job-Ticket 12a entsprechend geändert. Nachfolgend oder wenn im Schritt S58 festgestellt wird, dass keine Druckeinstellungen zu ändern sind, werden im Schritt S62 die Dokumentendaten und das Job-Ticket 12a zur Druckwarteschlange eines Ausgabesystems 22a bis 22g, 23a, 23b zugeordnet oder direkt zum Ausgabesystem 22a bis 22g, 23a, 23b übertragen, das abhängig von den Anforderungen für das Ausgeben und Weiterverarbeiten des Dokuments vom Output Management System 14 ausgewählt worden ist. Die Anforderungen an das Ausgabesystem 22a bis 22g, 23a, 23b für das Ausgeben und gegebenenfalls das Weiterverarbeiten/Vorverarbeiten von zu bedruckendem/von bedrucktem Trägermaterial sind in den Dokumentendaten und/oder im Job-Ticket 12a enthalten. Nachfolgend ist der Ablauf im Schritt S64 beendet.

Alternativ zu der beschriebenen Archivierung der Dokumentendaten mit Hilfe des Job-Tickets 12a kann die Archivierungsinformation und/oder die Kategoriezuordnung der Dokumentendaten auch in einem Ausgabeauftrag 12 ohne ein Job-Ticket 12a enthalten sein. Falls das Output Management System 14 einen solchen Ausgabeauftrag ohne Job-Ticket 12a erhält, kann das Output Management System 14 ein Job-Ticket 12a erzeugen. Auch bei zu archivierenden Dokumentendaten ohne Job-Ticket 12a kann das Output Management System 14 ein Job-Ticket 12a erzeugen, das dann zum Ermitteln der Indizierungsinformationen genutzt werden kann. Bei der Verwendung eines Job-Tickets 12a hat dieses vorzugsweise ein standardisiertes Job Definition Format (JDF), das bereits ausführlich in der Beschreibungseinleitung erläutert worden ist. Die Erläuterungen des Job-Tickets und des JDF in der Beschreibungseinleitung sowie die weiteren Beschreibungen in der Beschreibungseinleitung sind auch Bestandteil dieser Beschreibung. Solche Job-Tickets sind unter anderem auch aus den Dokumenten EP 0 704 791, US 6,173,295 und US 5,718,520 bekannt. Die in diesen Dokumenten enthaltenen Erläuterungen zum Job-Ticket sowie der übrige Inhalt dieser Dokumente wird hiermit durch Bezugnahme in die vorliegende Beschreibung aufgenommen.

Bei anderen Ausführungsformen werden die Dokumentendaten von der Anwendung 10 bereits in einer Seitenbeschreibungssprache, wie dem PDF-Format, bereitgestellt. Alternativ können die dem Output Management System 14 von der Anwendung 10 zugeführten Dokumentendaten vom Output Management System 14 in Dokumentendaten einer Seitenbeschreibungssprache umgewandelt werden, wobei dann diese umgewandelten Dokumentendaten sowohl dem vom Output Management System 14 ausgewählten Ausgabesystem 22a bis 22g, 23a, 23b als auch im Archivierungssystem 16 zur Archivierung zugeführt werden. Alternativ kann auch das Archivierungssystem 16 archivierte Dokumentendaten, die nicht in einer voreingestellten Seitenbeschreibungssprache vorliegen, in diese voreingestellte Seitenbeschreibungssprache vor der Übertragung dieser Dokumentendaten zum Output Management System 14 umwandeln, vorzugsweise vor der Archivierung dieser Dokumentendaten. Alternativ oder zusätzlich kann das Output Management System 14 die vom Archivierungssystem 16 zugeführten Dokumentendaten in eine voreingestellte Seitenbeschreibungssprache und/oder in ein voreingestelltes Druckdatenformat umwandeln.

Das Job-Ticket 12a definiert einen Ausgabeauftrag zum Erzeugen und/oder zum Archivieren eines Dokuments sowie vorzugsweise zumindest einen Teil der Vor- und/oder Nachverarbeitung des beim Erzeugen des Dokuments zu bedruckenden Trägermaterials beim Ausgeben des Dokuments mit Hilfe eines Drucksystems. Die von der Anwendung 10 erzeugten und vom Archivierungssystem 16 zu archivierenden Dokumentendaten können mehrere Ressourcendateien umfassen. Diese Ressourcendateien und/oder weitere den zu archivierenden Dokumentendaten zugeordneten Daten des von der Anwendung 10 erzeugten Ausgabeauftrags 12 werden durch das Archivierungssystem 16 in ein für diesen Ausgabeauftrag 12 angelegtes Verzeichnis oder in einen diesem Ausgabeauftrag 12 zugeordneten Datenbankeintrag einer Datenbank gespeichert. Vorzugsweise wird auch das von der Anwendung 10 oder alternativ ein von dem Output Management System 14 erzeugtes Job-Ticket 12a in mindestens einer Datei in diesem Verzeichnis oder in dem Datenbankeintrag durch das Archivierungssystem 16 gespeichert.

Die den Dokumentendaten vom Archivierungssystem 16 zugeordneten Indexinformationen werden aus dem Druckdatenstrom, dem Ausgabeauftrag 12, dem Job-Ticket 12a und/oder weiteren Daten ermittelt. Aus diesen vorhandenen und/oder zusätzlich eingegebenen Informationen werden Indexinformationen erzeugt, die vorzugsweise Nutzerinformationen, Parameter zur Angabe der Kategorie und/oder einer Klassifizierung des Dokuments, Angaben zur Druckvorbereitung, zum Druckprozess, zur Drucknachbereitung, zum Zeitpunkt der Erstellung, zum Druckzeitpunkt, zum Kuvertierzeitpunkt und/oder zum Versandzeitpunkt des Dokuments, zum Dokumententyp, zur Version des Dokuments, zur Dokumenthistorie, zur Verarbeitungshistorie, zur Seitenzahl, zu den Anlagen des Dokuments, zu den zum Erzeugen des Dokuments erforderlichen Ressourcendaten, zur Überschrift, zum Dokumententext und/oder den im Dokumententext enthaltenen Informationen umfassen.

Das zu einem Ausgabeauftrag 12 zugeordnete Job-Ticket 12a umfasst vorzugsweise Informationen über mindestens eine Vorverarbeitung, ein Druckprozess und eine Drucknachverarbeitung. Speziell kann das Job-Ticket 12a Informationen über das Einfügen von Registerblättern, das Schneiden, das Sortieren und Binden des bedruckten Trägermaterials, die Farbvoreinstellungen, die zu erzeugende Qualität, das Erzeugen und/oder Zurücksenden eines Vorabzugs, das Erzeugen des vollständigen zu druckenden und/oder zu archivierenden Dokuments mit Hilfe einer Seitenbeschreibungssprache einschließlich der erforderlichen im Ausgabesystem nicht vorhandenen Zeichensätze, die Farbkonversation an die vorhandenen Ausgabefarben des Ausgabesystems 22a bis 22g, 23a, 23b einen Vergrößerungs-/Verkleinerungsfaktor, eine Seitennummerierung des Dokuments, ein Papierformat, eine Papierqualität, die Anzahl der auf ein Blatt zu druckenden Seiten und/oder weitere Parameter aufweisen.

Vorzugsweise wird ein gemeinsames Job-Ticket 12a zum Archivieren und Ausgeben eines Dokuments erzeugt. Das Job-Ticket 12a umfasst Auftragsbegleitdaten zum Definieren von Ausgabeaufträgen und/oder Archivierungsaufträgen. Die zu archivierenden Dokumentendaten und/oder der Ausgabeauftrag 12 umfassen einen Druckdatenstrom, insbesondere einen AFP-Postscript-, PCL-, LCDS-, PDF- oder IPDS-Druckdatenstrom, Dokumentendaten gemäß einer Seitenbeschreibungssprache und/oder Bildpunktdaten eines Druckbildes. Die Dokumentendaten und die weiteren zu archivierenden Daten werden unabhängig von den Ausgabeeigenschaften eines möglichen Ausgabesystems 22a bis 22g, 23a, 23b archiviert, insbesondere unabhängig vom Druckertreiber eines Drucksystems 22a bis 22g. Das Archivierungssystem 16 überträgt nach dem Archivieren der vom Output Management System 14 zum Archivierungssystem 16 übertragenen Daten zumindest eine Meldungsinformation an das Output Management System 14 über den Empfang und/oder das Archivieren dieser Daten.

Auf Basis der insbesondere vom Output Management System 14 dem Archivierungssystem 16 zugeführten Daten erfolgt die Indexierung der zu archivierenden Dokumentendaten durch das Archivierungssystem 16 vorzugsweise automatisch. Eine Möglichkeit einer solchen automatischen Indexierung ist aus dem Dokument WO 01/77807 A2 bekannt, dessen Inhalt durch Bezugnahme in die vorliegende Beschreibung aufgenommen wird.

Das Archivierungssystem 16 ermittelt alternativ oder zusätzlich zu den im Job-Ticket 12a enthaltenen Informationen insbesondere die in einem zugeführten Druckdatenstrom vorhandenen Indexangaben, wie z. B. die für einen AFP-Druckdatenstrom in dem Dokument WO 01/77807 A1 beschriebene Indizierungselemente.

Als Archivierungssystem im Sinne der Erfindung kann auch ein Dokumenten Management System vorteilhaft eingesetzt werden. Ein Dokumenten Management System dient insbesondere dazu, Dokumentendaten für verschiedene Prozesse bereitzustellen, vorzugsweise die Dokumentendaten zwischen den Prozessen zu verschieben, und ist somit eine Schnittstelle zwischen den verschiedenen Prozessen, vorzugsweise zwischen verschiedenen Anwendungsprogrammen. Das Dokumenten Management System unterstützt zumindest den Workflow die ser Prozesse bzw. Anwendungsprogramme, indem es die erforderlichen Dokumentendaten verwaltet, bereitstellt und/oder speichert. Ferner kann das Dokumenten Management System den Workflow zwischen verschiedenen Prozessen und/oder verschiedenen Anwendungsprogrammen steuern und zur interaktiven Bearbeitung von Dokumenten und/oder Dokumentendaten dienen. Solche Dokumenten Management Systeme werden auch als Workflow-Systeme bezeichnet und betreffen beispielsweise Abläufe der Bereiche Rechnungswesen, EDV, Freigaben, Zahlungen usw. sowie kombinierte Abläufe zwischen den Bereichen. Solche Dokumenten Management Systeme werden beispielsweise unter den Handelsnamen „Hummingbird Enterprise" der Firma Hummingbird Ltd., Toronto, Ontario (Kanada) sowie „Leonardo" der Firma Siav S.p.A., Rubàno, Padova (Italien) vertrieben.

Als Ausgabeauftrag dient vorzugsweise ein Druckauftrag, der beispielsweise von einem Anwendungsprogramm erzeugt wird, wobei als Ausgabesystem vorzugsweise ein Drucksystem genutzt wird.

Die Erfindung ist dazu geeignet, als Computerprogramm (Software) realisiert zu werden. Sie kann damit als Computerprogrammprodukt oder Computerprogrammmodul, insbesondere in Form einer Datei auf einem Datenträger, wie einer Diskette oder CD-ROM sowie als Datei über ein Daten- oder Kommunikationsnetz verbreitet werden. Derartige und vergleichbare Computerprogrammprodukte und Computerprogrammelemente sind Ausgestaltungen der Erfindung. Der erfindungsgemäße Ablauf kann in einer Datenverarbeitungseinheit (Computer), in einem Druckgerät, in einem Drucksystem mit vorgeschalteten oder nachgeschalteten Datenverarbeitungsgeräten oder in einem weiteren Ausgabegerät 23a, 23b angewendet und insbesondere in weitere Abläufe eingebunden werden. Die Datenverarbeitungseinheiten und -geräte können dabei als separate Datenverarbeitungseinheiten und Datenverarbeitungsgeräte ausgeführt sein oder in dem Druckgerät oder in ein Drucksystem integriert sein. Die Datenverarbeitungseinheiten und Datenverarbeitungsgeräte, auf denen die Erfindung mit Hilfe eines Programms angewendet wird, kann weitere an sich bekannte technische Einrichtungen, wie Eingabemittel (Tastatur, Maus, Touchscreen), einen Mikroprozessor, einen Daten- und/oder Steuerungsbus, eine Anzeigeeinrichtung (Monitor, Display) sowie einen Arbeitsspeicher und einen Festplattenspeicher sowie eine Netzwerkkarte enthalten.

Obgleich in den Zeichnungen und in der vorhergehenden Beschreibung bevorzugte Ausführungsbeispiele aufgezeigt und detailliert beschrieben worden sind, sollte sie lediglich als rein beispielhaft und die Erfindung nicht einschränkend angesehen werden. Es wird darauf hingewiesen, dass nur die bevorzugten Ausführungsbeispiele dargestellt und beschrieben sind und sämtliche Veränderungen und Modifizierungen, die derzeit und künftig im Schutzumfang der Erfindung liegen, geschützt werden sollen.

10
Anwendung
12
Druckauftrag
12a
Job-Ticket
14
Output Management System
16
Archivierungssystem
18
Speicher
20
externe Archivdaten
22a bis 22g
Drucksystem
23a
Faxausgabesystem
23b
E-Mail-Ausgabesystem
24
Druckwarteschlangen
S10 bis S64
Verfahrensschritte


Anspruch[de]
Verfahren zum Archivieren von Dokumentendaten,

bei dem ein Ausgabeauftrag (12) zum Ausgeben eines Dokuments erzeugt wird,

der Ausgabeauftrag (12) Angaben über zu archivierende Dokumentendaten des Ausgabeauftrags (12) aufweist,

zumindest ein Teil des Ausgabeauftrags (12) und zumindest die zu archivierenden Dokumentendaten einem Output Management System (14) zugeführt werden,

und bei dem die durch den Ausgabeauftrag (12) festgelegten zu archivierenden Dokumentendaten vom Output Management System (14) zu einem Archivierungssystem (16) oder zu einem Dokumenten Management System zum Archivieren übertragen werden.
Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet,

dass der Ausgabeauftrag (12) ein Job-Ticket (12a) zum Erzeugen eines Dokuments aufweist, wobei das Job-Ticket (12a) die Angaben über die zu archivierenden Dokumentendaten enthält,

dass zumindest das Job-Ticket (12a) und zumindest die zu archivierenden Dokumentendaten zu dem Output Management System (14) übertragen werden,

und dass die durch das Job-Ticket (12a) festgelegten zu archivierenden Dokumentendaten vom Output Managements System (14) zu dem Archivierungssystem (16) übertragen werden.
Verfahren nach Anspruch 2, dadurch gekennzeichnet, dass das Job-Ticket (12a) den Ausgabeauftrag (12) zum Erzeugen des Dokuments mit Hilfe eines Ausgabesystems (22a bis 22g) definiert, und dass das Job-Ticket (12a) zumindest einen Teil der Vor- und/oder Nachverarbeitung des beim Erzeugen des Dokuments zu bedruckenden Trägermaterials definiert. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die zu archivierenden Dokumentendaten mehrere Ressourcendateien umfassen, wobei die Ressourcendateien und/oder weitere den zu archivierenden Dokumentendaten zuzuordnenden Daten des Ausgabeauftrags (12), vorzugsweise in Dateien, vom Archivierungssystem (16) in ein für diesen Ausgabeauftrag (12) angelegtes Verzeichnis oder einem diesen Ausgabeauftrag (12) zugeordneten Datenbankeintrag einer Datenbank gespeichert werden, und wobei vorzugsweise auch das Job-Ticket (12a) als weitere dem zu archivierenden Dokumentendaten zuzuordnenden Daten in mindestens einer Datei in diesem Verzeichnis oder in dem Datenbankeintrag des Archivierungssystems (16) gespeichert wird. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass den zu archivierenden Dokumentendaten zumindest im Archivierungssystem (16) Indexinformationen zugeordnet werden. Verfahren nach Anspruch 5, dadurch gekennzeichnet, dass die Indexinformationen den zu archivierenden Dokumentendaten automatisch ermittelt und zugeordnet werden, wobei die Indexinformationen aus einem Druckdatenstrom, dem Ausgabeauftrag (12), dem Job-Ticket (12a) und/oder weiteren Daten ermittelt werden. Verfahren nach Anspruch 5 oder 6, dadurch gekennzeichnet, dass die Indexinformationen zumindest Nutzerinformationen, Parameter zur Angabe der Kategorie und/oder einer Klassifizierung eines Dokuments, Angaben zur Druckvorbereitung, zum Druckprozess, zur Drucknachbearbeitung, zum Zeitpunkt der Erstellung, zum Druckzeitpunkt, zum Kuvertierzeitpunkt und/oder zum Versandzeitpunkt des Dokuments, zum Dokumententyp, zur Version des Dokuments, zur Dokumenthistorie, zur Verarbeitungshistorie, zur Seitenanzahl, zu den Anlagen des Dokuments, zu den zum Ausgeben des Dokuments erforderlichen Ressourcedaten, zur Überschrift, zum Dokumententext und/oder den im Dokumententext enthaltenen Informationen, umfassen. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass der Ausgabeauftrag (12) Informationen über mindestens eine Vorverarbeitung, einen Druckprozess und eine Drucknachverarbeitung aufweist, vorzugsweise Informationen über das Einfügen von Registerblättern, das Schneiden, Sortieren und Binden des bedruckten Trägermaterials, die Farbvoreinstellungen, die zu erzeugende Qualität, das Erzeugen und/oder Zurücksenden eines Vorabzugs, das Erzeugen des vollständigen auszugebenden und/oder zu archivierenden Dokuments mit Hilfe einer Seitenbeschreibungssprache einschließlich der erforderlichen im Ausgabesystem nicht vorhandenen Zeichensätze, die Farbkonversation an die vorhandenen Ausgabefarben eines Ausgabegerätes, einen Vergrößerungs-/Verkleinerungsfaktor, eine Seitennummerierung, ein Papierformat, eine Papierqualität, die Anzahl der auf ein Blatt zu druckenden Seiten und/oder weitere Parameter aufweist, die vorzugsweise im Job-Ticket (12a) enthalten sind. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Ausgabedaten eines Ausgabeauftrags (12) mit Hilfe des Dokument Output Systems (14) einer Warteschlage (24) zugeordnet werden, wobei vorzugsweise mehrere Druckwarteschlangen (24) für unterschiedliche Ausgabesysteme vorgesehen sind, die durch das Dokument Output System (14) verwaltet werden. Verfahren nach Anspruch 9, dadurch gekennzeichnet, dass jeder Warteschlange (24) ein Ausgabesystem (22a bis 22g) zugeordnet ist. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche 2 bis 10, dadurch gekennzeichnet, dass das Job-Ticket (12a) Auftragsbegleitdaten zum Definieren von Ausgabeaufträgen (12) und/oder Archivierungsaufträgen aufweist, wobei das Jobticket vorzugsweise ein gemeinsames Job-Ticket (12a) zum Archivieren und Ausgeben eines Dokuments erzeugt wird. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche 2 bis 11, dadurch gekennzeichnet, dass das Job-Ticket (12a) vorzugsweise in einem Job Definition Format (JDF) erzeugt wird, das vorzugsweise auf dem XML-Standard basiert. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass zumindest die Dokumentendaten eines ersten Datenformats vor oder beim Archivieren in ein zweites Datenformat, vorzugsweise in das Datenformat einer Seitenbeschreibungssprache, wie dem PDF-Format, umgewandelt werden. Verfahren nach Anspruch 13, dadurch gekennzeichnet, dass zumindest ein Teil der und/oder die gesamten Dokumentendaten zum Erzeugen des zu druckenden und/oder zu archivierenden Dokuments in die Seitenbeschreibungssprache umgewandelt werden. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die archivierten Dokumentendaten einen Druckdatenstrom, wie einen AFP-, Postscript-PCL, AFP-, PDF- oder IPDS-Druckdatenstrom, Dokumentendaten gemäß einer Seitenbeschreibungssprache und/oder Bildpunktdaten eines Probeausdrucks umfassen. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass zumindest ein Teil der Dokumentendaten automatisch mit Hilfe der im Job-Ticket (12a) enthaltenen Informationen zum Archivierungssystem (16) übertragen und archiviert wird, wobei im Output Management System (14) vorzugsweise derart voreingestellt ist, dass die Dokumentendaten denen mindestens eine voreingestellte Kategorie zugeordnet ist, automatisch archiviert werden. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die zu archivierenden Dokumentendaten und/oder die weiteren zu archivierenden Daten unabhängig von den Ausgabeeigenschaften eines Ausgabesystems (22a bis 22g, 23a, 23b), vorzugsweise unabhängig vom Druckertreiber eines Drucksystems (22a bis 22g), archiviert werden. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das Archivierungssystem (16) nach dem Archivieren von vom Output Management System (14) zum Archivieren übertragenen Daten zumindest eine Meldungsinformation an das Output Management System (14) über den Empfang und/oder das Archivieren dieser Daten übermittelt. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass der Ausgabeauftrag ein Druckauftrag ist und dass die Ausgabedaten Druckdaten sind, die mit Hilfe eines Drucksystems, eines Faxversandsystems und/oder eines E-Mail-Versandsystems ausgegeben werden. Anordnung zum Archivieren von Dokumentendaten,

mit einer Datenverarbeitungseinheit (10), die mindestens einen Ausgabeauftrag (12) zum Erzeugen eines Dokuments erzeugt, wobei der Ausgabeauftrag (12) Angaben über die zu archivierenden Dokumentendaten des Druckauftrags (12) aufweist,

mit einem Output Management System (14) zur Verwaltung auszugebender Dokumentendaten,

mit einem Archivierungssystem (16) zum Archivieren zumindest von Dokumentendaten,

mit einem Mittel zum Zuführen zumindest eines Teils des Ausgabeauftrags und zumindest der zu archivierenden Dokumentendaten zum Output Management System (14) vorgesehen sind,

wobei das Output Management System (14) zumindest die durch den Ausgabeauftrag (12) festgelegten zu archivierenden Dokumentendaten zum Archivierungssystem (16) überträgt.
Computerprogrammprodukt mit Anweisungen und Befehlen in codierter Form, die eine Datenverarbeitungsanlage dazu veranlassen, Verfahrensschritte eines Verfahrens nach einem der Ansprüche 1 bis 18 auszuführen. Datenträger mit einem Speicherbereich, der ein Computerprogrammprodukt nach Anspruch 21 enthält. Verfahren zum Ausgeben von in einem Archivierungssystem (16) gespeicherten oder durch ein Dokumenten Management System bereitgestellten Dokumentendaten an mindestens ein Ausgabesystem,

bei dem die im Archiv eines Archivierungssystems (16) gespeicherten oder durch ein Dokumenten Management System bereitgestellten Dokumentendaten eines zu druckenden Dokuments ausgewählt werden,

mit Hilfe der ausgewählten Dokumentendaten und/oder im Archivierungssystem (16) oder im Dokumenten Management System zugeordneten Auftragsbegleitdaten ein Ausgabeauftrag (12) erzeugt wird.
Verfahren nach Anspruch 23, dadurch gekennzeichnet, dass der Ausgabeauftrag (12) einem Output Managements System (14) übergeben wird. Verfahren nach Anspruch 23 oder 24, dadurch gekennzeichnet, dass der Ausgabeauftrag (12) ein Job-Ticket (12a) und/oder Dokumentendaten zum Erzeugen des Dokuments aufweist, wobei die Auftragsbegleitdaten vorzugsweise im Job-Ticket enthalten sind. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche 23 bis 25, dadurch gekennzeichnet, dass die zum Erzeugen des Dokuments archivierten Dokumentendaten im Archivierungssystem (16) oder im Dokumenten Management System in einem Verzeichnis gespeichert sind, wobei zum Ausgeben eines Dokuments mit Hilfe mindestens eines Ausgabesystems (22a bis 22g, 23a, 23b) das Verzeichnis des auszugebenden Dokuments ausgewählt wird, wobei durch die Auswahl des Verzeichnisses zumindest ein Teil der im Verzeichnis gespeicherten Dokumentendaten und/oder weiteren Daten zum Erzeugen des Ausgabeauftrags (12) automatisch ausgewählt werden, oder dass die zum Erzeugen des Dokuments archivierten Dokumentendaten im Archivierungssystem (16) oder im Dokumenten Management System in einem Datenbankeintrag einer Datenbank gespeichert sind, wobei zum Ausgeben eines Dokuments mit Hilfe mindestens eines Ausgabesystems (22a bis 22g, 23a, 23b) der Datenbankeintrag des auszugebenden Dokuments ausgewählt wird, wobei durch die Auswahl des Datenbankeintrags zumindest ein Teil der im Datenbankeintrag gespeicherten Dokumentendaten und/oder weiteren Daten zum Erzeugen des Ausgabeauftrags (12) automatisch ausgewählt werden. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche 23 bis 26, dadurch gekennzeichnet, dass die zum Erzeugen des Dokuments archivierten Dokumentendaten und/oder das zu druckende Dokument mit Hilfe von den Dokumentendaten im Archivierungssystem (16) oder im Dokumenten Management System zugeordneten Indexinformationen ermittelt und/oder ausgewählt werden. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche 23 bis 27, dadurch gekennzeichnet, dass dem Archivierungssystem (16) oder dem Dokumenten Management System Informationen übermittelt oder voreingestellt werden, welche Datenformate für Dokumentendaten eines Druckauftrags zulässig sind oder welches Datenformat für Dokumentendaten zulässig ist, wobei Dokumentendaten, die andere Datenformate haben, vom Archivierungssystem (16) oder vom Output Management System (14) in ein geeignetes zulässiges Datenformat umgewandelt werden. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche 23 bis 28, dadurch gekennzeichnet, dass die Datenformate für Dokumentendaten eines Ausgabeauftrags (12) zulässig sind, die vom Output Management System (14) verarbeitet werden können und/oder die von dem Ausgabesystem (22a bis 22g) weiter verarbeitet werden können, mit dessen Hilfe das Dokument ausgegeben wird. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche 23 bis 29, dadurch gekennzeichnet, dass die Ausgabedaten eines Ausgabeauftrags (12) mit Hilfe des Dokument Output Systems (14) einer Warteschlage (24) zugeordnet werden, wobei vorzugsweise mehrere Warteschlangen (24) vorgesehen sind, die durch das Dokument Output System (14) verwaltet werden. Verfahren nach Anspruch 30, dadurch gekennzeichnet, dass jeder Warteschlange (24) ein Ausgabesystem (22a bis 22g) zugeordnet ist. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche 24 bis 31, dadurch gekennzeichnet, dass das Job-Ticket (12a) Auftragsbegleitdaten zum Definieren von Ausgabeaufträgen und/oder Archivierungsaufträgen aufweist, wobei vorzugsweise ein gemeinsames Job-Ticket (12a) zum Archivieren und AusgebenDrucken eines Dokuments erzeugt wird. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche 24 bis 32, dadurch gekennzeichnet, dass das erzeugte Job-Ticket (12a) ein Job Definition Format (JDF) aufweist, das vorzugsweise auf dem XML-Standard basiert. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche 23 bis 33, dadurch gekennzeichnet, dass die auszugebenden archivierten Dokumentendaten und/oder die weiteren zum Drucken der Dokumentendaten archivierten Daten unabhängig von den Ausgabeeigenschaften eines Ausgabesystems, vorzugsweise unabhängig vom Druckertreiber eines Drucksystems (22a bis 22g), zum Output Management System (14) übertragen werden. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche 23 bis 34, dadurch gekennzeichnet, dass das Output Management System (14) nach dem Ausgeben von den vom Archivierungssystem (16) zum Output Management System (14) übertragenen Daten zumindest eine Meldeinformation an das Archivierungssystem (14) oder an das Dokumenten Management System über den Empfang und/oder das Drucken dieser Daten übermittelt. Anordnung zum Ausgeben von in einem Archiv gespeicherten oder durch ein Dokumenten Management System bereitgestellten Dokumentendaten mit Hilfe mindestens eines Ausgabesystems,

mit einer Datenverarbeitungseinheit, durch die im Archiv eines Archivierungssystems (16) gespeicherte oder das Dokumenten Management System bereitgestellte Dokumentendaten eines zu druckenden Dokuments auswählbar sind,

bei der das Archivierungssystem (16) mit Hilfe der ausgewählten Dokumentendaten und/oder der den im Archivierungssystem (16) oder den im Dokumenten Management System den archivierten Dokumentendaten zuzuordnenden weiteren Daten einen Ausgabeauftrag (12) erzeugt.
Computerprogrammprodukt mit Anweisungen und Befehlen in codierter Form, die eine Datenverarbeitungsanlage dazu veranlassen, Verfahrensschritte eines Verfahrens nach einem der Ansprüche 23 bis 35 auszuführen. Datenträger mit einem Speicherbereich, der ein Computerprogrammprodukt nach Anspruch 37 enthält.






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